Introduktion


Nedan visas processdiagrammet för hantering av kontrakt som kan exporteras till Word och delas med externa parter. När ett kontrakt exporteras är ansvaret för hanteringen av kontraktet utanför systemet. Då är kontraktet låst, dvs. innehållet kan inte ändras i Cloudias system.



Obs! När kontraktet importeras tillbaka till systemet ersätts alla klausuler med dem som finns i dokumentet.  


Om en fil med ett annat format än .docx importeras kommer denna fil att behandlas som ett nytt kontraktsdokument, och det är inte längre möjligt att redigera villkoren. Kontraktet förändras till ett importerat kontrakt. Detta innebär att metadata och annat externt innehåll i dokumentet kan redigeras men inte klausulerna.



Använda arbetsflöde 


Arbetsflödet ska aktiveras på fliken Arbetsflöde när en kontraktstyp redigeras. 



När arbetsflödet för konvertering av dokument aktiveras visas möjligheten att exportera dokumentet (till antingen Word eller PDF) liksom startknappen för arbetsflödet.


 

Obs! Kontraktets status kan inte ändras innan arbetsflödet är klart. 

 

Om du klickar på den gröna knappen för att påbörja en extern granskningsprocess och låsa kontraktet öppnas en dialogruta där du kan bekräfta att processen börjar varefter kontraktet låses. 



Nu delas och granskas kontraktet utanför Cloudias system. Den slutliga versionen av dokumentet kan importeras tillbaka till systemet genom att klicka på den gröna importknappen. Då visas uppladdningsalternativet.




  • En varning i dialogrutan meddelar att dokumentet ersätts med det dokument som laddas upp. Kontraktsklausulerna i det importerade dokumentet ersätter det tidigare innehållet.
  • Om kontraktet redan var en importerad fil eller om formatet inte är .docx blir den uppladdade filen kontraktsdokument. 
  • Versionsdetaljer visas på fliken Kontraktshistoria när man bläddrar i ett kontrakt i systemet.  
  • Om ytterligare ändringar krävs eller om arbetsflödet startades av misstag kan man ångra processen.  




När arbetsflödet är klart är det möjligt att starta om arbetsflödet eller ändra kontraktets status.