Användning av Microsoft Word i Cloudia contract


Introduktion  

Cloudia contract erbjuder nu möjligheten att importera och exportera Microsoft Word-dokument. Syftet med Word-importen är att kopiera Word-dokument och lägga till innehållet som kontraktsklausuler.


Dokumentstruktur

För att importera Microsoft word-dokument måste varje klausulrubrik ha en relaterad rubriknivå. Rubriknivåer kan ställas in i Microsoft Word.



Rubriknivån fastställer klausuler och underklausuler. Till exempel klausulnivå 1 är alltid huvudklausuler, klausulnivå 2 underklausuler och klausulnivå 3 a underunderklausuler etc. Följande exempel visar hur detta kan se ut i ett dokument.



Obs! Om inga stilar tillämpas behandlas varje paragraf som ett nytt segment. Inga rubriker läggs till och måste redigeras senare i systemet.


Importera dokument som kontraktsklausuler


Innehåll kan importeras direkt till ett kontrakt från ett Word-dokument genom att välja en relevant åtgärd när ett kontrakt redigeras



En filuppladdningsdialogruta öppnas med tre alternativ som avgör hur dokumentet påverkas:

  • Ersätt kontraktsklausulerna med importerat dokument.
    • Allt innehåll ersätta av det importerade materialet.
  • Lägg till importerat innehåll i befintliga kontraktsklausuler
    • Informationen från ett Word-dokument läggs till som ytterligare klausuler.
  • Lägg endast till nya klausuler i det importerade dokumentet
    • Endast klausuler i dokumentet med en rubrik som inte matchar någon befintlig klausul läggs till.



Obs! När information importeras från Word sparas kontraktet automatiskt.



Klausulerna som lagts till ett dokument visas i systemet.




Systemet identifierar tabeller och bilder och ger dem samma datatyp.



Importera dokument som kontrakt


Ett kontrakt kan skapas utifrån ett Word-dokument genom att välja Importera i den övre menyn.



När detta alternativ är valt vidtas normala åtgärder för att ingå kontrakt (ange typ och modell etc.), varefter handlingen laddas upp i tjänsten. Efter att kontraktet har ingåtts finns handlingens innehåll på fliken Kontraktspunkter. 



Exportera Word-dokument


Dokument som har skapats i systemet kan exporteras till MS Word.


Börja med att välja dokumentfliken i redigeringsvyn. Välj därefter Ladda ner som Word-dokument.



Dialogrutan i vilken du kan spara dokumentet öppnas.



Efter att dokumentet har exporterats kan du göra ändringar i det och importera det på nytt.