När kan organisationer dela/överföra/kopiera kontrakt?


Delning/kopiering/överföring ett kontrakt förutsätter att förtroenderelation läggs till för organisationerna. Detta görs av Cloudia, och begäran om delning/kopiering/överföring ett kontrakt görs alltid skriftligen av de organisationer mellan vilka förtroenderelation bildas.


Vem har rätt att dela/överföra/kopiera kontrakt?


Delning kontrakt

  • Delning ett kontrakt kräver inte en separat roll utan endast förtroenderelation mellan organisationerna (vem delar och med vem). Rätten till delning innehas av administratörer och de användare som har rätt att redigera kontraktet.


Kopiering ett kontrakt och överföring till en annan organisation

  • Rättigheterna är förvalda för systemets administratör, och funktionen kan anslutas till roller som skapas. Kopieringsroll för kontaktet kan skapas för valda användarnamn. Anvisning för skapande av organisationens egna roller..
  • Förutom roll förutsätter kopiering och överföring ett kontrakt att förtroenderelation bildas av Cloudia mellan alla organisationer (vem kopierar/överför för vem).




Delning, kopiering och överföring ett kontrakt


När förtroenderelation har bildats mellan organisationerna får kontraktets redigeringsvy en flik för delning, kopiering och överföring.




Delning ett kontrakt 


Läsrättigheter 


Med delningsfunktionen kan du dela enskilda kontrakt med andra organisationer och enheter (läsrättigheter) eller enskilda användare (läsrättigheter). Om endast läsrättigheterna till kontraktet delas på organisations- eller enhetsnivå kan organisationens användare läsa kontraktet i "Delade kontrakt. Om läsrättigheterna till kontraktet delas med enskilda användare kan de läsa kontraktet i "Delade kontrakt".


Redigeringsrättigheter 


Kontrakt kan delas för redigering till enskilda användare. Efter delningen hittar dessa användare kontraktet i "Delade kontrakt" och kan redigera grunduppgifterna om kontraktet (namn, beskrivning, nummer, kontraktsperiod, bilagor till kontraktet, övriga bilagor och länkar) och kontraktspunkter. Dessutom kan redigeraren ladda ner kontraktsdokumentet åt sig själv. När ändringarna har sparats kan redigeraren skicka kontraktet tillbaka till organisationen som delat det. 


Dela med externa enheter (läsrättigheter) 

  • Välj "Dela med externa enheter” 

    • Välj enheter med vilka du vill dela kontraktet 

    • Välj "Dela med externa enheter” 



Dela med extern användare (läs- eller redigeringsrättigheter)


  • Välj "Dela med extern användare” 

    • Ange e-postadress (användaren ska ha användarnamn för Cloudia Kontraktl) 

    • Ta ställning till "Användaren får redigera kontraktet" 

      • Välj "Nej”, kontraktet kan endast läsas och inte redigeras 

      • Välj "Ja", kontraktet öppnas för redigering av grunduppgifter (kontraktets namn, beskrivning ett kontraktet, kontraktets nummer, kontraktsperiod, kontraktsbilagor, övriga bilagor och länkar) och kontraktspunkter. Efter redigeringen kan användaren spara ändringarna och skicka det redigerade kontraktet tillbaka till organisationen som delat kontraktet.  Ta del av anvisningarna i "Delade kontrakt".



På fliken "Delning, kopiering och överföring" visas organisation och med vem kontraktet delats på enhets- och användarnivå. 



Kopiering och överföring ett kontrakt 


Med funktionen Kopiering och överföring ett kontrakt kan du kopiera eller överföra kontraktet till en utomstående användare.



Kopiering 


Med kopieringsfunktionen kan du tillåta en utomstående användare administrera kontraktet i sin organisation. Den utomstående användare för vilken kontraktet kopieras blir ansvarig för kontraktet och har rätt att redigera det. Hela organisationen får läsrättigheter till kontraktet. Det kopierade kontraktet finns i funktionen "Kontrakt” och kopieringsuppgifterna visas på fliken Historia. 



Överföring 


Hela kontraktet överförs till en utomstående användare.Den utomstående användare till vilken kontraktet överförs blir ansvarig för kontraktet och har rätt att redigera det. Hela organisationen får läsrättigheter till kontraktet. Det överförda kontraktet finns i funktionen  "Kontrakt” och kopieringsuppgifterna visas på fliken Historia.

Obs! Om ett kontrakt överförs till en utomstående användare finns kontraktet inte längre bland organisationens kontrakt. 


Kopiera eller överför till en extern användare


  • Välj "Kopiera kontraktet för en extern användare" 

  • Välj "Flytta kontrakt till en extern användare" 

    • Ange e-postadress (användaren ska ha användarnamn för Cloudia Kontrakt) 

Obs! Funktionen "Kopiera/Flytta till utomstående användare" aktiveras inte om användarnamnet inte hittas eller inte har rätt form. 




Kopiering och överföring av ett kontraktet med hjälp av kontraktskorg 


Enskilda kontrakt eller hela kontraktslistan kan överföras till kontraktskorgen med funktionen "Lägg kontrakt i kontraktskorg". 




Välj kontraktskorg i den övre navigeringen 

  • Välj de kontrakt som du vill kopiera eller överföra 
  • Välj "Redigera valda" 

    • Överför kontrakten till en utomstående användare

      • Hela kontraktet överförs till en utomstående användare.Den utomstående användare till vilken kontraktet överförs blir ansvarig för kontraktet och har rätt att redigera det. Hela organisationen får läsrättigheter till kontraktet. Det överförda kontraktet finns i funktionen  "Kontrakt” och kopieringsuppgifterna visas på fliken Historia
    • Kopiera kontrakt för en utomstående användare
      • Med kopieringsfunktionen kan du tillåta en utomstående användare administrera kontraktet i sin organisation. Den utomstående användare för vilken kontraktet kopieras blir ansvarig för kontraktet och har rätt att redigera det. Hela organisationen får läsrättigheter till kontraktet. Det kopierade kontraktet finns i funktionen "Kontrakt” och kopieringsuppgifterna visas på fliken Historia. 




Kopiera eller överför till en utomstående användare

  • Välj "Kopiera kontrakt för en utomstående användare" 
  • Välj "Överför kontrakt till en utomstående användare"

    • Ange e-postadress (användaren ska ha användarnamn för Cloudia Kontrakt) 

                    Obs! Funktionen "Kopiera/Överför till utomstående användare" aktiveras inte om användarnamnet inte hittas eller inte har rätt form.

  • Välj "Ta bort lyckade kontrakt från korgen efter operationen", om du vill ta bort kopierade och överförda kontrakt från kontraktskorgen. 
  • Välj "Kopiera" eller "Överför" varefter du får en bekräftelse om överföring ett kontrakt.