Användarrollen fastställer användarrättigheterna


Cloudia Avtal har förvalda användarroller, och dessutom kan man skapa egna användarroller för en organisation. Respektive användarroll ska innehålla en eller flera funktioner som är tillåtna för rollen. 


För varje användare kan man definiera en eller flera användarroller som fastställer vilka funktioner som är tillgängliga för användaren vid hemenheten (eller valda externa enheter). 


Förvalda användarroller:  

  • Användare (person som har rätt att se avtal men inte redigera dem) 
  • Admin (tillförlitlig person som kan läsa och redigera alla avtal) 
  • Admin på enhetsnivå (tillförlitlig person som kan läsa och redigera enhetens alla avtal) 
  • Avtalsansvarig


Om användaren inte ges någon roll är han eller hon avtalsanvändare som kan söka och granska avtal. En användare utan roll kan inte logga in i Cloudia Avtal utan har tillgång till Cloudia Skrivbord.


Användarrollens användarrättighetsnivå 


De rättigheter som kan väljas för användare i Cloudia Avtal motsvarar användarens vy i användargränssnittet. De användare som har mest tillgängliga rättigheter är administratörer. Administratörer på enhetsnivå har också lika omfattande användarrättigheter för sina enheter (och alla underenheter) till vilka användarrättigheterna har anslutits. 


Ett exempel på detta är menyerna som visas i användargränssnittets huvudmeny. 


Läsaranvändares vy


Ansvarig persons vy


Administratörens vy


Om man skapat en egen roll kan det finnas flera eller färre menyer beroende på de ändrade inställningarna (t.ex. om användarrättigheter har lagts till eller tagits bort). 


Obs! Systemets roller är fasta och kan inte redigeras. Systemets administratörer bör alltid använda de administratörsroller som fastställts i systemet, dvs. administratör och administratör på enhetsnivån. Vi rekommenderar detta, eftersom systemet i vissa situationer måste kunna identifiera att administratören vidtar vissa åtgärder och detta inte är möjligt om en roll som användaren definierat används (t.ex. en kopia av administratörsrollen med samma rättigheter kan inte identifieras som administratör). 


En lista över valbara funktioner och till vilken funktion de anknyter finns i slutet av denna artikel.


Läs- och redigeringsrättigheter för avtal  


Varje avtal ansluts till en enhet inom organisationen, varvid enheten blir avtalets ägare. Även varje användare ansluts till en enhet. Därigenom kan användare beviljas enhetsspecifika rättigheter till avtal. Användaren har en förvald rätt enligt sin roll till de avtal som har anslutits till användarens enhet och eventuella underenheter. 


EXEMPEL: Organisationen har enheten ”Försäljning” och underenheterna ”Inhemsk försäljning” och ”Internationell försäljning”. Användaren Kalle finns i enheten ”Försäljning” och hans användarroll är ”Läsanvändare”. Därför har Kalle rätt att söka och se alla avtal som anslutits till enheterna ”Försäljning”, ”Inhemsk försäljning” och ”Internationell försäljning”. Om Kalle i stället ansluts till ”Inhemsk försäljning” kan han endast se denna enhets avtal. 


När det gäller enskilda avtalshelheter och avtal kan läs- och redigeringsrättigheterna preciseras. 

  • För alla användare inom organisationen 
  • Endast för ansvariga 
  • Namngivna organisationsdelar (enheter) 
  • Namngivna användargrupper 
  • Namngivna användare 

Avtalets redigeringsrättigheter kan preciseras: 

  • Namngivna organisationsdelar (enheter) 
  • Namngivna användargrupper 
  • Namngivna användare


Användarens rättigheter påverkar de tillgängliga valen i innehållsmenyerna eller leder till att en del av vyerna i användargränssnittet är låsta (gråa). Om till exempel användaren inte har rätt att redigera avtal eller skapa en annons visas dessa funktioner i vyn Sök avtal. 



Användare som har ansvarig persons, vice ansvarig persons eller minst enhetens administratörsrättigheter kan förändra vem som administrerar avtalet.






Om användaren inte har rätt att ändra inställningar kan optionerna vara gråa.


Dessutom kan avtalsdokument och/eller valda avtalsbilagor fastställas som sekretessbelagda, varefter endast avtalets ansvariga kan granska dem. 


Organisationsstrukturen gör det också lättare att söka och följa upp avtal. Man kan söka avtal genom att avgränsa sökningen till en eller flera enheter. 


Avtalets status


Avtalets status kan även påverka användargränssnittets funktioner. Till exempel om ett avtal har annan status än 'Halvfärdigt', 'Låst (elektronisk underskrift saknas)' eller 'Låst (godkännandeprocessen pågår)' är det inte möjligt att ändra avtalets namn, avtalsperiod, avtalsbilagor, avtalspunkter eller något som påverkar avtalsdokumentet.


Dessutom är avtal som användare kan välja i vyn Sök avtal i innehållsmenyn beroende av avtalets status. Till exempel om avtalet har upphört är det inte möjligt att skapa ett underavtal till det. Det är inte heller möjligt att radera avtal med annan status än 'Halvfärdigt' eller skapa en reklamation för ett avtal vars status inte är 'Giltigt', och därför är denna option inte tillgänglig.


Rättigheterna att redigera avtal har färre optioner när ett avtal har upphört.


Optioner för gällande avtal med redigeringsrättigheter