Kontraktshelhet

Användaren kan skapa kontraktshelheter och ansluta ett önskat antal kontrakt till dem. Om organisationen har tillgång till integration i Cloudia Konkurrensutsättning (*extra funktion) kan kontraktshelheter också bildas automatiskt med hjälp av konkurrensutsättningsintegrationen.


Grunduppgifter


* Obligatoriska uppgifter

  • Namn på kontraktshelheten*
  • Beskrivning av kontraktshelheten
  • Diarienummer
  • Kontraktshelhetens nummer*
  • Kontraktshelhetens ID
    • Bildas automatiskt när kontraktshelheten sparas
  • Kontraktstyp*
    • Den valda kontraktstypen är förvald för kontrakt som skapas under kontraktshelheten. Alla kontrakt i kontraktshelheten kan vara förvalda
  • Kontraktshelhetsperioden
  • Kontraktshelhetsdokument (anvisningar, tilläggsuppgifter):


Ytterligare information


  • Ytterligare information (metadata) kan fastställas för kontraktshelheten på samma sätt som för kontrakt. Denna blir förvald för kontrakt i kontraktshelheten


Users and access rights


Ansvariga samt läs- och redigeringsrättigheter kan fastställas för kontraktshelheten. Dessa blir förvalda för kontrakt i kontraktshelheten Uppgifterna om organisation och ansvariga kan också ärvas via konkurrensutsättningsintegrationen.

  • Enhet*
  • Ansvarig för kontraktshelhet
  • Ersättare för ansvariga
  • Läsrättigheter
  • Redigeringsrättigheter



Värde


Kontraktshelhetens estimerade värde kan fastställas eller komma via konkurrensutsättningsintegrationen.

  • Estimerat totalt värde



Översikt och status

  • På fliken Översikt och status finns uppgifterna om kontraktshelheten på samma ställe.

OBS! När kontraktshelheten sparats kan dess status (utkast, giltig) ändras i "Kontraktshelhetens status".



Meddelanden

När man bläddrar i kontraktshelheten öppnas fliken ”Meddelanden”.

  • På den visas kontraktshelhetens alla meddelanden



Kontrakt

Ett önskat antal kontrakt kan anslutas till kontraktshelheten.



Uppföljningsobjektsmallar

När man redigerar kontraktshelheten öppnas fliken ”Uppföljningsobjektsmallar”.

  • Man kan ansluta uppföljningsobjekt till kontraktshelheten på samma sätt som kontrakt. Denna blir förvald för kontrakt i kontraktshelheten



Kontrakt

Användaren kan skapa och redigera strukturerade kontrakt. Man kan skapa kontrakt utifrån kontraktsmallar som fastställs enligt kontraktstyp (man väljer kontraktstyp), eller också kan kontrakt upprättas utifrån tidigare kontrakt (man väljer kontraktsmall). I Cloudia Kontrakt skapas innehållet med hjälp av dynamiska kontraktsdelar. Kontrakt kan också skapas utan mall.

Kontrakt kan anslutas till en kontraktshelhet, varvid kontraktet fungerar som ”huvudkontrakt” (t.ex. leverantörskontrakt i ramkontrakt). Kontrakt kan också anslutas som underkontrakt till ett huvudkontrakt (t.ex. leveranskontrakt i ramkontrakt). Med hjälp av strukturerade kontrakt effektiviseras i synnerhet kontraktens formbundenhet, lokaliserbarhet och hanteringen av förändringar i innehållet.


När kontrakt skapas (eller hämtas) som nytt kontrakt fastställs vissa standardiserade grunduppgifter om det. Dessa uppgifter används bl.a. för att söka och följa upp kontrakt. Grunduppgifterna kan kompletteras med tilläggsuppgifter (metadata) som man själv administrerar. Innehållet i ett strukturerat kontrakt skapas med hjälp av kontraktspunkter som man själv administrerar.



Strukturerat grundläggande innehåll i kontrakt

Grunduppgifter:

  • Enhet
    • Enheten anger den organisationsdel som äger kontraktet
  • Kontraktshelhet
    • Kontraktshelheten anger till vilken kontraktshelhet kontraktet hör. Om kontraktet skapas utifrån en kontraktshelhet anges uppgiften automatiskt
  • Huvudkontrakt
    • Huvudkontraktet anger om kontraktet eventuellt är underkontrakt till något kontrakt (t.ex. leveranskontrakt). Om kontraktet skapas utifrån ett huvudkontrakt anges uppgiften automatiskt
  • Anbud
    • Anbudet anger om kontraktet eventuellt anknyter till ett anbud via konkurrensutsättning (Cloudia konkurrensutsättningsintegration). Användaren kan ansluta kontraktet till anbudet
  • Kontraktets namn
    • Kontraktets namn specificerar kontraktet och anges av användaren. Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Beskrivning av kontrakt
    • Beskrivningen av kontrakt är fritt formulerad information om kontraktet som anges av användaren. Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Diarienummer
    • Diarienummer är ett ID som anges av användaren
  • Kontraktsnummer
    • Kontraktsnummer är ett ID som anges av användaren Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Kontraktets ID
    • Kontraktets ID är ett ID som genereras av tjänsten
  • Kontraktstyp
    • Kontraktstyp är en uppgift som användaren väljer och som anger till vilken kontraktstyp kontraktet hör i organisationens kontraktshierarki. Uppgiften kan också ärvas från en kontraktshelhet till vilken kontraktet eventuellt anknyter
  • Tilldelning
  • Beställare
    • Beställare är kontraktets beställarparter. Användaren väljer uppgifterna i tjänstens datalager eller matar in dem
  • Leverantörer
    • Leverantörer är kontraktets leverantörsparter. Användaren väljer uppgifterna i tjänstens datalager eller matar in dem Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen. I ett separat kundspecifikt projekt kan leverantörsuppgifter även hämtas från andra kundsystem (t.ex. Laske)
  • Kontraktsperiod
    • Kontraktsperiod är en uppgift som användaren fastställer. Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Optionsperioder
    • Optionsperiod är en uppgift som användaren fastställer. Uppgiften kan även komma automatiskt via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Kontraktsbilagor
    • Kontraktsbilagor är bilagor som hör till kontraktet. De är filer som kommer från användarens dator eller tjänstens filbibliotek. Bilagor kan också ärvas med kontraktsmallar
    • I kontraktsbilagor kan användaren också fastställa sekretess och dess motivering. Bilagor kan också hämtas via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Övriga bilagor
    • Övriga bilagor är övriga kontraktsrelaterade bilagor. De är filer som kommer från användarens dator eller tjänstens filbibliotek. Bilagor kan också ärvas med kontraktsmallar. Bilagor kan också hämtas via konkurrensutsättningsintegrationen
  • Länkar
    • Man kan lägga till länkar i kontraktet som visas på kontraktets informationssida i Dashboard
  • Internt kontrakt
    • Internt kontrakt anger om kontraktet är organisationens interna kontrakt. Användaren anger uppgiften
  • Kontraktsgrupp
    • Kontraktsgrupp anger om kontraktet eventuellt har en klassificering på en överordnad nivå (köpekontrakt, säljkontrakt, annat kontrakt)
  • Kontraktsmall
    • Kontraktsmall anger utifrån vilken kontraktsmall kontraktet skapas. Mallen kan vara tom, en mall som kontraktstypen rekommenderar, en annan vald mall eller ett tidigare kontrakt. Användaren väljer kontraktsmall
  • Kontraktsspråk
    • Kontraktsspråk anger kontraktets språkinställning. Användaren anger uppgiften



Kontraktets innehåll

Innehållet i ett strukturerat kontrakt består av en eller flera kontraktspunkter. Varje kontraktspunkt har namn, rubrik, informationstyp och innehåll. Av dessa uppgifter (och kontraktets sidhuvud och -fot) bildas ett kontraktsdokument i pdf-format.

Kontraktspunkterna kan vara förvalda i kontraktsmallen. Användaren kan ta bort förvalda kontraktspunkter, om de inte är låsta. Användaren kan också bifoga andra kontraktspunkter genom att välja kontraktspunkter som administratören skapat i biblioteket för kontraktspunkter. Användaren kan dessutom skapa nya kontraktspunkter.

Kontraktspunktens informationstyp fastställer hurdan typ av information kontraktspunkten kan innehålla. Kontraktspunktens innehåll kan ha angetts av användaren. Kontraktspunkten kan också innehålla förvalt innehåll från kontraktsbiblioteket eller kontraktsmallen som användaren kan redigera om innehållet inte är låst.


Användaren kan också hämta färdigt innehåll till kontraktspunkten från frasbiblioteket som administreras av administratören. När det gäller konkurrensutsättningsintegrationen kan användaren även hämta information till till kontraktet från anbudsinfordran, anbud eller  upphandlingsbeslut.

Kontraktet kan också vara ett färdigt kontraktsdokument. I detta fall kan man fastställa alla andra strukturerade uppgifter utom dessa strukturerade kontraktspunkter.



Kontraktets tilläggsuppgifter (metadata)

Kontraktets metadata består av ett önskat antal tilläggsuppgifter. Varje tilläggsuppgift har namn, informationstyp och innehåll. Dessa uppgifter visas inte i kontraktsdokumentet.


Tilläggsuppgifter kan vara förvalda i en kontraktsenhet till vilken kontraktet anslutits. Tilläggsuppgifter kan också komma från den kontraktstyp till vilken kontraktet har anslutits. Tilläggsuppgifter kan dessutom vara förvalda för alla kontrakt via inställningen för biblioteket för tilläggsuppgifter. Användaren kan ta bort förvalda tilläggsuppgifter, om de inte är låsta.


Användaren kan också bifoga andra tilläggsuppgifter genom att välja tilläggsuppgifter som administratören skapat i biblioteket för tilläggsuppgifter. Tilläggsuppgiftens informationstyp fastställer hurdan typ av information tilläggsuppgiften kan innehålla.


Tilläggsuppgiftens innehåll kan ha angetts av användaren. Tilläggsuppgiften kan också innehålla förvalt innehåll från biblioteket för tilläggsuppgifter som användaren kan redigera om innehållet inte är låst.


Användaren kan också hämta färdigt innehåll till tilläggsuppgiften från frasbiblioteket som administreras av administratören. När det gäller konkurrensutsättningsintegrationen kan användaren även hämta information till till kontraktet från anbudsinfordran, anbud eller  upphandlingsbeslut.



Kontraktsprodukter

Om kontraktet har skapats via konkurrensutsättningsintegrationen kan man till kontraktet foga strukturerade uppgifter om tjänster eller produkter som kontraktsleverantören angett i anbudet. Användaren kan dessutom manuellt ange strukturerade produkter i kontraktet.


Användaren kan hämta produktgrupper och produkter som ska anslutas till kontraktet från anbudsuppgifterna (alla eller utvalda). För varje produkt anges kvantitet, pris, enhet och valuta.


Användaren kan också för varje produkt hämta ”kriterieuppgifter” som leverantören angett i anbudet (alla eller utvalda). Därefter kan uppgifterna även redigeras, tas bort eller läggas till.

Av bifogade strukturerade produktuppgifter kan man automatiskt skapa en produktbilaga (Excel eller PDF) som kontraktsbilaga eller för andra ändamål.



Kontraktsvärde

Användaren kan som strukturerad uppgift fastställa kontraktets estimerade värde. Det estimerade värdet kan graderas per år i kontraktsperioden. För graderade värden kan man ange realiserat värde eller uppgiften kan komma från t.ex. ekonomiförvaltningens integration.

 


Uppgifter om uppföljning av kontraktet

Användaren kan ansluta ett önskat antal uppföljningsobjekt till kontraktet. Uppföljningsobjekten kan vara förvalda i den kontraktstyp till vilken kontraktet har anslutits. Va kan innehålla ett önskat antal etapper. Varje etapp har namn, beskrivning, start- och slutdatum samt ansvarig. Uppföljningsobjekt kan anslutas i uppföljningsobjektsbiblioteket som administreras av administratören eller användaren kan skapa egna uppföljningsobjekt.

 

Användaren kan också skapa påminnelser för kontrakt. Påminnelserna kan hänföra sig till kontrakts- eller optionsperioders start- och slutdatum.

 


Kontraktsdokument

Till kontraktsdokument som bildats av strukturerade kontraktsuppgifter kan användaren foga sidhuvud och -fot från biblioteket för sidhuvuden och -fötter som administreras av administratören. Användaren kan också ändra texten i underskriften och dess läge i kontraktsdokumentet.



Kontraktets användarrättigheter

Användaren kan fastställa en ansvarig för kontraktet och flera ersättare till den ansvariga i tjänstens register.

 

Användaren kan fastställa individuella läs- och redigeringsrättigheter för kontraktet. Rättigheter kan fastställas för hela organisationen, valda organisationsdelar, valda användargrupper och valda användare.

 


Kontraktsstatus

Användaren kan fastställa kontraktets status (utkast, giltigt, hävt, uppsagt, upphört, arkiverat).

 


Kontraktets underskrifter

Man kan fastställa undertecknare för kontraktet (namn, titel, part, datum). Kontrakt kan också undertecknas elektroniskt. När man använder elektronisk underskrift hämtas alla undertecknare från elektroniska underskrifter och själv fastställda undertecknare tas bort.