Sökfunktion

  • Med sökfunktionen kan man göra sökningar. Sökningar kan preciseras med sökord eller funktionsspecifika avgränsningar. Man kan söka en gång eller spara sökningar. Man kan söka med en sparad sökning genom att klicka på ”Använd sparad sökning”.

Användarrättigheter

  • En allmän term med vilken man avser den helhet som bildas av användarroller, användargrupper och enheter och som fastställs för användaren.

Frasbibliotek

  • Användaren kan (inom ramen för sina rättigheter) skapa och administrera organisationens frasbibliotek. I biblioteket kan man skapa frasgrupper och i grupperna kontraktsfraser. De användare som redigerar kontrakt kan använda dessa fraser i kontrakt som sådana eller redigera dem.

Metadata (tilläggsuppgifter)

  • Metadata (tilläggsuppgifter) är specificerande och beskrivande data som skapas i kontraktsposter och med vilka man kan komplettera grunduppgifter om kontrakt och kontraktspunkter. Metadata (tilläggsuppgifter) visas inte i kontraktsdokumentet. Tilläggsuppgifter kan användas bl.a. för sökning och uppföljning.

Påminnelser

  • Användaren kan (inom ramen för sina rättigheter) administrera kontraktspåminnelser. Påminnelser kan skapas för valda enheters kontrakt, valda kontraktshelheters kontrakt och valda kontrakt. Man kan ange vilka faktorer som aktiverar påminnelsen och hur långt i förväg det sker. Man kan också ange till vem påminnelsen skicka.

Övriga kontraktsdokument

  • Övriga kontraktsdokument är dokument som hänför sig till kontrakt men som inte är egentliga kontraktsbilagor.
  • Övriga kontraktsdokument kan läggas till också efter att kontrakt undertecknats, dvs. de utgör inte en del av själva kontraktet. Se också "Kontraktsbilagor” nedan.


Reklamation

  • Reklamation som skickas till kontraktsleverantör och till användare för kännedom. Ansvarig för kontrakt kan reklamera antingen utifrån ett godkänt reklamationsförslag eller direkt. Reklamationer hänför sig alltid till ett visst kontrakt.

Reklamationsförslag

  • Användare kan lämna reklamationsförslag till ansvariga för kontrakt, och ansvariga kan godkänna eller förkasta förslaget. Reklamationsförslag hänför sig alltid till ett visst kontrakt.

Reklamationstyp

  • Användare kan (inom ramen för sina rättigheter) skapa och administrera organisationens reklamationstyper med vars hjälp man kan klassificera reklamationer för att underlätta uppföljning och sökning.

Uppföljningsobjekt och etapper

  • Användare kan skapa uppföljningsobjekt för kontrakt.

EXEMPEL: ”Projektplanering”, ”Genomförande av projekt”. Användaren kan för respektive uppföljningsobjekt skapa etapper (t.ex. ”Utarbetande av plan”, ”Godkännande av plan”). Användaren kan använda denna information vid uppföljning och övervakning av kontraktsrelaterade frågor internt inom organisationen eller tillsammans med kontraktsparter.


Kontraktsanvändare

  • Med kontraktsanvändare avses t.ex. beställare eller fakturakontrollant som måste kunna hitta och se kontrakt eller göra beställningar eller reklamationsförslag kontraktsenligt.

Import av kontraktsfiler

  • Med import av kontraktsfiler avses massimport av kontraktsdokument till systemet. Önskat antal kontraktshelheter/kontrakt och grunduppgifter om dem i Excel.

Kontraktets infosida

  • Kontraktets datasida innehåller en sammanfattning av alla viktiga kontraktsfrågor, såsom kontraktsdokument, kontraktets metadata (tilläggsuppgifter), nyaste kontraktsrelaterade aktiviteter och tillgång till funktioner enligt kontraktets rådande status.

Kontraktsstatus

  • Kontraktets olika faser har indelats i kontraktsstatus. Status är Upprättande, Giltigt, Upphört, Uppsagt och Hävt.

Kontraktsleverantör

  • Kontraktsleverantör är en kontraktspart som valts till leverantör.

Kontrakt

  • Ett enskilt kontrakt kan vara ett kontrakt i kontraktshanteringen, t.ex. ett kontraktsdokument i pdf-format.
  • Ett enskilt kontrakt kan ha upprättats strukturerat i kontraktshanteringen. I detta fall bildas automatiskt ett dokument av kontraktet även i pdf-format.
  • Kontrakt ka få metadata automatiskt.
  • Ett kontrakt kan höra till en kontraktshelhet. Ett enskilt kontrakt hör till en kontraktstyp. Dessutom kan kontrakt fastställas som internt.
  • Ett kontrakt kan vara huvudkontrakt i en kontraktshelhet (t.ex. leverantörskontrakt).
  • Kontraktshelheten kan ha X st. huvudkontrakt. Under respektive huvudkontrakt kan det finnas X st. underkontrakt (t.ex. leveranskontrakt).


Kontraktsdokument

  • En allmän benämning som syftar på kontraktsbilagor och andra kontraktsdokument som fogats till kontraktet.

Kontraktspunkt

  • Innehållet i ett strukturerat kontrakt består av enskilda kontraktspunkter. Användaren kan skapa kontraktspunkter eller välja kontraktspunkter från färdiga kontraktsposter.

Kontraktshelhet

  • Kontraktshelheterna är enskilda helheter som skapas i kontraktshanteringsprocessen och som samlar ihop kontrakt på ett visst område.
  • Kontraktshelheten har ett nummer och kan innehålla ett eller flera kontrakt (huvudkontrakt). Varje huvudkontrakt kan innehålla ett eller flera underkontrakt.
  • Användaren kan (inom ramen för sina användarrättigheter) fastställa gemensamma metadata (tilläggsuppgifter) för kontraktshelheten som ärvs till alla kontrakt i kontraktshelheten.


Kontraktshelhetens infosida

  • Kontraktshelhetens infosida innehåller en sammanfattning av kontraktshelhetens metadata (tilläggsuppgifter) och ger tillgång till enskilda kontrakt i kontraktshelheten.

Kontraktskorg

  • Med hjälp av kontraktskorgen kan man redigera uppgifter i flera kontrakt samtidigt. Man kan göra likadana ändringar i kontrakt som samlats i kontraktskorgen (beroende på rättigheterna).

Kontraktsbilagor

  • Kontraktsbilagorna är dokument som kopplats till kontraktet
  • Ett kontrakt kan ha ett önskat antal kontraktsbilagor. Kontraktsbilagor kan upprättas eller hämtas från dokumentarkivet.
  • Kontraktsbilagorna utgör en del av kontraktet, och de ska vara bifogade när kontraktet undertecknas. När kontraktet har undertecknats kan kontraktsbilagor inte längre redigeras, läggas till eller tas bort. Se också "Övriga kontraktsdokument” ovan.


Dashboard

  • En portal som hör till systemet och där användare av kontraktshanteringssystemet kan publicera kontrakt för organisationens användare och andra kontraktsanvändare. Organisationens alla användare kan se kontrakt som publicerats i kontraktsanvändares anslutning. Kontraktens ansvariga kan begränsa kontraktens synlighet på valbart sätt.

Kontraktsmall

  • Ett nytt kontrakt kan skapas utifrån en kontraktsmall. Man kan hämta färdiga mallar till ett kontrakt som ansluts till en viss kontraktstyp. Med hjälp av mallarna kan man kopiera valda kontraktspunkter till en viss kontraktstyp.

Kontraktsposter

  • Användaren kan (inom ramen för sina användarrättigheter) skapa kontraktsposter. Kontraktsposterna är metadata (tilläggsuppgifter) eller kontraktspunkter.

Kontraktstyp

  • Ett enskilt kontrakt kopplas till en lämplig kontraktstyp. Ett kontrakt kan höra till en kontraktstyp samtidigt.
  • Användaren kan (inom ramen för sina användarrättigheter) fastställa gemensamma metadata (tilläggsuppgifter) för kontraktstypen som ärvs till alla kontrakt i kontraktshelheten som hör till kontraktstypen.


Filbibliotek

  • Användaren kan (inom ramen för sina rättigheter) skapa och administrera organisationens filbibliotek. I biblioteket kan man spara kontraktsbilagor och andra kontraktsrelaterade dokument. De som redigerar kontrakt kan använda dessa dokument.