Kontraktsinställningar


I Kontraktsinställningar kan administratörer på organisations- eller enhetsnivån fastställa organisationens kontraktsposter dvs. kontraktspunkter och metadata (tilläggsuppgifter), kontraktstyper, reklamationstyper och kontraktsmallar. I kontraktsinställningarna skapar och administrerar man också organisationens fil- och frasbibliotek samt skapar sidhuvud och sidfot för dokument.


Med hjälp av kontraktsinställningarna kan man på organisations- eller enhetsnivå styra kontraktsprocesser och -praxis såsom:

  • Instruera användare i att använda korrekta och aktuella kontraktsmallar
  • Säkerställa att det allt finns nödvändig ytterligare information om kontrakten
  • Säkerställa att kontraktens innehåll och bilagor alltid är uppdaterade
  • Säkerställa att man i vissa typer av kontrakt alltid följer rätt saker




Metadata


Metadata är tilläggsuppgifter som utgör ”bakgrundsuppgifter” i kontraktshelheter och kontrakt. Med hjälp av dessa uppgifter kan man söka kontraktshelheter och kontrakt, men metadata syns inte i kontraktets pdf-dokument.

Tilläggsuppgifter kan skapas i biblioteket på samma sätt som kontraktspunkter. Dessutom kan man för respektive tilläggsuppgift fastställa en inställning som automatiskt ansluter tilläggsuppgiften till alla nya kontrakt.


Kontraktspunkter

Kontraktspunkterna är innehåll som ansluts till kontrakt och som syns i kontraktets pdf-dokument. Kontrakt kan också sökas med dessa innehåll.


När en kontraktspunkt skapas i biblioteket (i allmänhet av administratören) kan man fastställa vilka användare på enheterna som får använda respektive kontraktspunkt.


Med hjälp av kontraktspunkten informationstyp styr man innehållet i kontraktspunkten. På detta sätt kan man till exempel säkerställa att ”leveranstid” anges numeriskt, vilket underlättar sökningen och rapporteringen som baserar sig på denna information.


Med hjälp av förvalt innehåll kan man förse kontraktspunkter med färdigt innehåll som kan användas som sådant eller redigeras. Förvalt innehåll kan också bestå av anvisningar för innehåll som användaren ska ange i punkten. Vid behov kan förvalt innehåll låsas så att användare inte kan ändra uppgifterna i kontraktet.



Användning av kontraktspunkter i strukturerade kontraktsmallar och kontrakt


När användaren (i allmänhet administratören) skapar strukturerade kontraktsmallar kan han eller hon hämta kontraktspunkter från biblioteket. Om innehållet i kontraktspunkterna inte är låst kan användaren även skapa kontraktsmallsspecifikt förvalt innehåll. Vid behov kan användaren låsa utvalt innehåll i kontraktsmallen eller fastställa att vissa kontraktspunkter ska användas i kontrakt som skapas utifrån mallen. På detta sätt kan man med hjälp av kontraktsmallar rekommendera eller bestämma innehållet i strukturerade kontrakt.


För den som upprättar strukturerade kontrakt blir det lättare att skapa felfritt innehåll i kontraktet med hjälp av kontraktsmallar, eftersom det väsentliga eller obligatoriska innehållet kommer automatiskt till kontraktet. Den som upprättar kontrakt kan dessutom hämta fler kontraktspunkter från biblioteket eller själv skapa dem under arbetet.



Kontraktstyper


Med hjälp av kontraktstyper skapar man en specifik kontraktshierarki för organisationen. Hierarkins djup är inte begränsad, utan organisationen kan själv fastställa sin hierarki. Varje kontrakt ansluts alltid till en viss kontraktstyp. Med hjälp av kontraktstyper underlättas sökningen av kontrakt, rapporteringen och styrningen av kontraktspraxis.


Man kan ansluta ett önskat antal tilläggsuppgifter från biblioteket till en kontraktstyp. När kontraktet ansluts till en kontraktstyp ärver kontraktet automatiskt de tilläggsuppgifter och uppföljningsobjekt som fastställts för kontraktstypen (användaren kan redigera tilläggstyperna om de inte är låsta). Med hjälp av detta kan man säkerställa att olika slags kontrakt alltid har nödvändiga eller rekommenderade tilläggsuppgifter.


Till kontraktstyper kan man också skapa eller ansluta uppföljningsobjektsmallar (från biblioteket). Dessa uppföljningsobjekt (inklusive deras etapper) är förvalda för de kontrakt som ansluts till ifrågavarande kontraktstyp. Användaren kompletterar etapperna kontraktsspecifikt. Med hjälp av detta kan man säkerställa att olika slags kontrakt alltid har nödvändiga eller rekommenderade uppföljningsobjekt.


Man kan ansluta en eller flera kontraktstyper till en kontraktsmall. När användaren skapar kontrakt och väljer en kontraktstyp ser han eller hon vilka kontraktsmallar som rekommenderas för detta slags kontrakt. På detta sätt kan man styra användaren att använda rätt kontraktsmallar för olika slags kontrakt.


Man kan också söka kontrakt enligt kontraktstyp. Av sökresultaten kan man bilda rapporter.


Kontraktsmallar

Administratörer kan skapa och administrera organisationens kontraktsmallsbibliotek. I kontraktsmallsbiblioteket kan man skapa ett önskat antal strukturerade kontraktsmallar, som kan användas när strukturerade kontrakt skapas. Med hjälp av kontraktsmallar kan man styra upprättandet av kontrakt.


Kontraktsmallen innehåller grunduppgifter och rekommenderade eller forcerade kontraktspunkter. Kontraktsmallarna ansluts också till en eller flera kontraktstyper. Med hjälp av kontraktsmallar kan organisationen säkerställa att olika slags kontraktshelheter har korrekta och aktuella kontraktsmallar.


Filbibliotek

Administratören kan skapa och administrera organisationens bibliotek för kontraktsdokument. I biblioteket kan man spara kontraktsbilagor och andra kontraktsrelaterade dokument. De som redigerar kontrakt kan använda dessa dokument när de arbetar med kontraktsmallar, kontraktshelheter och kontrakt.



Med hjälp av biblioteket för kontraktsdokument kan man säkerställa att användarna har tillgång till korrekta och aktuella versioner av bilagor och dokument.



Frasbibliotek

I frasbiblioteket kan man skapa frasgrupper och fraser. Fraserna kan vara färdiga fraser, mallar eller anvisningar för innehållet.


Med hjälp av frasgrupper kan olika fraser grupperas enligt relevanta helheter. För varje fras anges namn och innehåll. Innehållet kan låsas, vilket innebär att frasen ska användas som sådan och kan inte redigeras.


De som upprättar kontrakt kan hämta fraser till tilläggsuppgifter och kontraktspunkter från frasbiblioteket. På detta sätt säkerställer man att användarna har tillgång till korrekta, färdiga och/eller granskade kontraktsfraser.


Sidhuvud för dokument

Man kan skapa ett önskat antal sidhuvuden för kontraktsdokument.


De som upprättar kontrakt kan välja lämpliga sidhuvuden för respektive kontraktsdokument.



Sidfot för dokument

Administratörerna skapar sidfötter för dokument. Organisationer och enheter kan skapa flera sidfötter för dem som upprättar kontrakt.


Reklamationstyper


Man kan skapa ett önskat antal reklamationstyper för organisationen. När användaren skapar ett reklamationsförslag eller en reklamation kan de anslutas till en vald reklamationstyp. Med hjälp av typen kan man klassificera, följa upp och söka reklamationer.


Reklamationsmallar


Reklamationsmallar kan skapas i systemet för reklamation. Till mall kan definieras mall namn, beskrivning och reklamationsbilagor till grunduppgifter och reklamationsdelar.