Önskat antal kontraktshelheter/kontrakt och grunduppgifter om dem i Excel.


1) Fyll i Excel och ladda i systemet

2) Lägg till kontraktsdokument

  • Kontraktsdokument*
  • Kontraktsbilagor
  • Övriga bilagor

3) Hämtar kontrakt


OBS! Om din organisations kontraktshanteringssystem inte har verktyg för massimport eller om dina användarrättigheter inte ger dig rätt att importera kontrakt visas detta val inte


Du kan massimportera kontrakt genom att i den övre navigeringen klicka på ”Nytt kontrakt” och ”Importera kontrakt (filimport)”



Uppgifter i massimportmallen


I Excel kan följande uppgifter fyllas i (kolumnerna A-R):

  • Kontraktshelhetens nummer
    • Numret ska motsvara numret på den etablerade kontraktshelheten
  • Kontraktstyp*
    • Kontraktstypen ska motsvara kontraktstyper i systemet. Namnet på typen ska anges i Excel i samma form som typen som etablerats i systemet
  • Kontraktsnamn*
  • Kontraktsnummer
  • Diarienummer
  • Beskrivning av kontrakt
  • Beställarens namn
  • Beställarens ID
  • Beställarens adress
  • Leverantörens namn
  • Leverantörens ID
  • Leverantörens adress
  • Kontraktsperiodens startdag
  • Kontraktsperiodens slutdatum
  • Optionsperiodens startdatum
  • Optionsperiodens slutdatum
  • Kontraktsstatus
  • Kontraktsgrupp
  • Internt kontrakt
  • Publicera på skrivbordet
  • Kontraktsvärde

Ytterligare information (metadata) (kolumn S ->)

I kolumn S och framåt kan du lägga till tilläggsuppgifter (metadata) genom att på rubrikraden (första raden) ange tilläggsuppgiftens namn och på raderna värde/värden.

  • De importerade tilläggsuppgifterna ska motsvara färdiga metadata i kontraktspostbiblioteket
  • Tilläggsuppgifter som fogas till kontrakt via Excel ska anges i samma form som metadata som etablerats i systemet

Ladda ner massimportmall

  • Välj massimportmall
    • Du kan välja för versionerna xls Office 97–2003 eller nyare .xlsx Office
    • Klicka på nedladdningsikonen för att ladda ner Excel-filen på datorn



Ladda ner importfil


  • Komplettera uppgifterna och ladda ner Excel genom att klicka på ”Ladda ner importfil”
    • Välj filer på din dator genom att klicka
    • När filerna syns i fönstret "Ladda ner filer" ska du klicka på "Stäng"
    • Du kan också dra och släppa filer till nedladdningsfönstret
  • Kontrakt som importeras
    • Slutför importen av kontrakt genom att bifoga kontraktsdokument. Du kan redigera rader genom att klicka på dem
  • Lägg till kontraktsbilagor
    • Kontraktsdokument*
    • Kontraktsbilagor
    • Övriga bilagor
    • Klicka på ”Hämta kontrakt”, varefter kontraktet bildas automatiskt


OBS! Importen av det egentliga kontraktet och de anslutna uppgifterna sker automatiskt när kontraktsdokumentet laddas ner. Efter nedladdningen ska redigeringen ske kontraktsspecifikt enligt systemets normala kontraktsredigeringsprocess.



 

Om uppgifterna i massimportmallen är felaktiga 

  • Om en fil innehåller uppgifter som inte överensstämmer med uppgifterna i systemet (t.ex. fel typ av kontrakt) misslyckas massimporten
  • Importfelen kan laddas ner som Excel-fil genom att klicka på ”Ladda ner som Excel-fil”. Filen laddas ner på datorn
  • Därefter kan korrigeringar göras i Excel och laddas ner på nytt som importfil



Att observera efter massimport av kontrakt

  • Importerade kontrakt redigeras kontraktsspecifikt via systemet. 
  • Den enhet som äger kontrakten blir automatiskt enhetsuppgiften för den användare som utfört importen (som loggat in)
  • Den som utfört importen blir automatiskt kontraktsansvarig
  • Läsrättigheterna till de importerade kontrakten hör till ”organisationens alla användare”
  • Den enhet som importerat kontrakten och dess kontraktsansvariga har automatiskt rätt att redigera de importerade kontrakten, och då ”rättigheterna ärvs” är förkryssat
  • Tilläggsuppgifterna som ärvts typ- och kontraktshelhetsspecifikt i kontraktshanteringen överförs och forceras automatiskt till de importerade kontrakten. Även alla tilläggsuppgifter kontrakten ärvt överförs automatiskt till de importerade kontrakten
  • Kontrakten publiceras inte automatiskt i Dashboard vid import