Skapa och hantera kontraktstyper


Du kan granska kontraktstyper genom att i den övre navigeringen klicka på "Kontraktsinställningar" och därefter på "Kontraktstyper". Kontraktstyperna visas i vyn som öppnas.

Om du klickar på kontraktstypens namn öppnas en vy där kontraktstypens undernivåer visas. Under undernivåerna öppnas dessa kontraktstypers undernivåer etc.

Lägg till ny kontraktstyp



Övernivå:

Du kan länka kontraktstyper ovanför eller under andra kontraktstyper. Man lägger till en överordnad nivå för en kontraktstyp genom att klicka på "Välj överordnad nivå". Välj en kontraktstyp som överordnad nivå i fönstret som öppnas och klicka på "Välj".


Kontraktstypens namn:

Lägg till namn på kontraktstypen.


Använd i äverföring av kontrakt

*extra funktionen


Denna punkt visas när avtalstypen skapas om organisationen har aktiverat delning/överföring/kopiering av avtal.

Kryssa för punkten om du vill använda denna avtalstyp vid överföring av avtal. Avtalstypen blir valbar vid överföring av avtal när man överför avtal till denna organisation.



Metadata:


Lägg till metadata för kontraktstypen. Om man när man skapat metadata aktiverat ”Läggs till alla nya kontrakt när de skapas” kommer valda metadata alltid med i kontrakten som ansluts till kontraktstypen.


Klicka på "Metadata" och välj metadata i fönstret som öppnas. Lägg till metadata genom att klicka på "Lägg till metadata". Du kan ta bort metadata genom att klicka på det röda krysset efter namnet.


Klicka till slut på "Välj" för att komma tillbaka till listan över kontraktstyper eller skapa milstolpar för kontraktstypen.


Workflow

Workflow kan anslutas till avtalstyper. Med workflow dvs. arbetsflöde avses processen för godkännande av avtal. Med hjälp av workflow-funktionen kan man kontrollera organisationens avtal och säkerställa att avtalens kvalitet är tillräcklig.


Workflow ansluts till avtalstyper när de skapas eller redigeras. Om man när man skapar avtal väljer en avtalstyp med workflow, ska avtalet först godkännas innan dess status kan bytas till gällande. Den som ska godkänna avtalet får en begäran om detta per e-post. OBS! Även den som godkänner ska ha användarrättigheter till Cloudia Kontrakt.


Välj fliken "Workflow" och välj önskat Workflow:


  • Externt slutförande av kontraktsdokumentet tillgänglig
    • Används för att slutföra ett kontraktsdokument untaför systemet. Vid slutförandet låses kontraktet som blir giltigt först när det slutliga kontraktet återförs till systemet.


  • Godkännandeprocess tillgänglig
    • Används i situationer som kräver godkännande av en eller flera personer för att göra ett kontrakt giltigt.
    • Forcera begäran om godkännande på alla godkännare på listan
      • Den som upprättar avtalet kan fritt välja en person bland systemets användare till godkännare
    • Låt användaren välja godkännare på listan

      • Välj en lista över godkännare . Den som upprättar avtalet kan välja den person som ska godkänna avtalet på listan. 

    • Låt användaren fritt välja godkännare

      • Den som upprättar avtalet kan fritt välja en person bland systemets användare till godkännare



Milstolpar:


Du kan också fastställa milstolpar för kontraktstypen. Välj fliken ”Milstolpe" där du kan skapa nya milstolpar eller lägga till milstolpe från biblioteket. De tillagda milstolpar ärvs också till kontraktstypens kontrakt.


Mer detaljerade instruktioner för att skapa milstolpar hittar du här.




Granska skapade kontraktstyper


Ytterligare information visas i ”Inställningar för kontrakt” -> ”Kontraktstyper”. Du kan ändra sorteringen i "Omorganisera". 

  • Alfabetisk ordning (A-Ö)
  • Alfabetisk ordning (Ö-A)
  • Senaste först
  • Äldsta först
  • Senast redigerade först

   


Redigera kontraktstyp
 

Välj kontraktstyp på listan över kontraktstyper och klicka på "Redigera". Kontraktstypens redigeringsfönster öppnas. Redigera och klicka på "Spara".

   


Skapa undertyper

 

Om man skapat underordnade typer för en kontraktstyp öppnas en lista över pop up -föntret dem när man klickar 'Granska'. Du kan lägga till en underordnad typ för en kontraktstyp eller underordnad typ genom att klicka på ”Skapa underordnad typ”. Därefter kommer du till vyn där du kan skapa en ny underordnad typ.




Välj ”Skapa underordnad typ”, varefter ett likadant fönster öppnas som när en ny kontraktstyp skapas. Fyll i de nödvändiga uppgifterna och spara den underordnade typen.


   

Ta bort kontraktstyp

Välj ”Ta bort” i menyn. 

  • Vill du verkligen ta bort valt objekt?
    • OK
    • Avbryt


Sök kontraktstyper

Med sökfunktionen kan du söka efter kontraktstyper. Du kan precisera sökningen med sökord.