I användaradministrationen skapas organisationens struktur dvs. hierarki och användarnamn. Anvisningar för skapande av organisationsstruktur finns här.


Specificera respektive användares kunskaper och roll 


I användaradministrationen kan man etablera användare manuellt eller om man har tillgång till AD-integration kan användare också etableras automatiskt. 

Respektive användare har ett specifikt namn, användarnamn och lösenord. Användarrättigheter kan också beviljas för viss tid. Användarrättigheterna kan inaktiveras temporärt, t.ex. om användaren är frånvarande en längre tid. 

 

Skapa nytt användarnamn 

 

Organisationshierarkin öppnas på fliken ”Administration av användare”. När du klickar på enheten ser du till höger de användarnamn som är länkade till enheten. Du kan lägga till nytt användarnamn genom att klicka antingen på funktionsmenyn framför enhetens namn eller på "Lägg till användare" 


BILD: När du lägger till nya användare ska du först välja enhet för användaren  


Du skapar en ny användare genom att definiera uppgifterna om namnet på fliken "Grundläggande uppgifter" och användarrättigheter för olika applikationer på fliken "Användarens roller". 


Grundläggande uppgifter om användarnamn 


Namn: 

  • Ange användarens för- och efternamn 
  • Användarnamnet bildas av dem 

Användarnamn: 

  • Ange användarnamnet (e-postadressen)

Titel: 

  • Ange vid behov 

Telefonnummer: 

  • Ange användarens telefonnummer 

Språk:  

  • Du kan ställa in språket användarspecifikt. Därefter öppnas Cloudia för användaren alltid på detta språk.  

Aktivt: 

  • Om användarnamnet är aktivt ska du välja "Aktivt" 

Inloggningssystem: 

  • Cloudia 
    • Välj om AD-inloggning inte är aktiverad  
    • Detta innebär att användaren loggar in normalt via Cloudias login-sida med användarnamn och lösenord. 
  • Externt 
    • Om AD-identifiering (eller motsvarande) är aktiverad (* extra funktion) 
    • Se detaljerade anvisningar för AD-integration här 

Giltighet 

  • Fastställ vid behov giltighetstidens start- och slutdatum 
  • Du kan knappa ner datum eller välja det i kalendern     

Användargrupper: 

  • Fastställ vid behov till vilken användargrupp användarnamnet länkas (Cloudia Avtal) 

Lösenord: 

  • Fastställ användarnamnets lösenord 
  • Ange lösenordet på nytt


BILD: Ange uppgifterna om användarnamnet på fliken Grundläggande uppgifter om nytt användarnamn.  


Användarens roller 


Varje applikation har förvalda roller. Respektive användarroll innehåller en eller flera funktioner som är tillåtna för rollen. För varje användare kan man definiera en eller flera användarroller som fastställer vilka funktioner som är tillgängliga för användaren i applikationen. 


Användarnamnets rättigheter till Cloudias applikationer väljs på fliken "Användarens roller" i användarnamnets redigeringsfönster.   


Klicka på "Redigera roller". I rullgardinsmenyn Applikationer visas de Cloudia-applikationer som din organisation har aktiverat. Välj den applikation till vilken du vill bevilja användarrättigheter. Välj roll genom att kryssa för den.  


Förvalda roller i Cloudias applikationer: 


Användaradministration 

  • Med användaradministrationens administratör avses att användaren kan administrera organisationens användarrättigheter 
  • Med användaradministrationens administratör på enhetsnivå avses att användaren kan administrera sin enhets användarrättigheter


Cloudia Skrivbord 

  • Med skrivbordets ”Dashboard-admin” avses att användaren kan administrera skrivbordets sidhuvud 
  • Med "Chefens skrivbordsvy" avses att användaren har rätt till chefens skrivbordsvy (ytterligare information om vyn finns här). (* Extra funktion) 
  • Med "Ansvarigas skrivbordsvy" avses att användaren har rätt till ansvarigas skrivbordsvy (ytterligare information om vyn finns i vyn) här). (* Extra funktion)


Cloudia Avtal (avtalshantering) 

  • Administratör: 
    • Denna roll kan administrera alla kontraktsinställningar och andra funktioner 
  • Administratör på enhetsnivå: 
    • Denna roll är begränsad till den egna enheten 
  • Avtalsansvarig: 
    • Denna roll kan administrera både avtalshelheter och avtal vid den egna enheten.  
    • Roller i andra enheter, se. denna anvisning  
  • Bläddringsrätt 
    • Denna roll kan bläddra i och ta del av avtal 

Funktionerna för respektive roll räknas upp i Anvisning för Cloudia Avtals användarnivåer bilagan.  Om användaren inte ges någon roll är han eller hon avtalsanvändare som kan söka och granska avtal. En användare utan roll kan inte logga in i Cloudia Avtal utan har tillgång till Cloudia Skrivbord.


Cloudia Sourcing 

  • Administratör 
  • Användare 
  • Bläddringsrätt


Cloudia Order 

  • Godkännare av beställning 
  • Administratör 
  • Användare


Supplier Management 

  • Leverantörshanteringens administratör 
  • Leverantörshanteringens användare


Cloudia Planning 

  • Admin 
  • Planner 
  • Proposer 
  • Read-only 


Cloudia Sourcing *extra funktion på separat beställning 

  • Admin 
  • Grund 
    • En funktionsspecifik meny öppnas 
  • Begränsad


BILD: Användarnamnets roller fastställs på fliken användarroller


Klicka på "Spara"  för att spara ett nytt användarnamn.  


Redigera och radera användarnamn 


I delen Administration av användare öppnas en lista över enheter som skapats för organisationerna. När du klickar på enheten ser du till höger de användarnamn som är länkade till enheten. Användarnamnen kan läggas till, redigeras och raderas. 


Välj användarnamn som du vill redigera och öppna menyn "Funktioner" framför namnet. I menyn kan du välja följande funktioner: 


  • Redigera 
    • I redigeringsvyn kan du redigera samma uppgifter som när nya användarnamn skapas. 
  • Överför användare till en annan enhet 
    • Välj på listan den enhet till vilken användarnamnet överförs 


BILD: Överföring av en användare till en annan enhet


  • Ta bort användarnamn 
    • Funktionen tar bort användarnamnet från systemet 
    • Ladda ner Excel-mallen i pop up-fönstret. 


importera användare från fil 

* extra funktion 

  • Klicka på "Hämta användare som fil” 


BILD: Ladda ner Excel-mall för import av användare


Fyll i uppgifterna om användarkoderna i Excel-filen. 

  • Email = e-postadress som används som användarnamn 
  • Name = användarens namn 
  • Password = användarens lösenord 
  • Is external = 
    • True, om AD-inloggning aktiverad 
    • False, om AD-inloggning inte aktiverad 
  • Roll = användarens roll i systemet 
  • Organization unit = enhet för vilken användarnamnet skapas 
    • OBS! Enhetens hierarkistig ska nämnas här t.ex. för en enhet enligt bilden nedan om man lägger till koden Hemland. Då ska man i punkten Enhet ange Cloudia#Helsinki#Myynti 2


BILD: Inrikes enhet i filimporten skulle vara Cloudia#Helsinki#Myynti 2


Ladda ner användarrapport 


  • Med funktionen kan du ladda ner en Excel-rapport om alla användare i din organisation 
  • Excelfält: 
    • Användarnamn: Användarens e-postadress 
    • Namn: Användarens namn 
    • Enhet: Enhetsstig (övernivå#följandenivå#etc) 
    • Roller: användarens alla roller 
    • Grupper: användarens alla grupper  
    • Inloggningssystem: Cloudia/extern (extern = AD-inloggning eller motsvarande) 


Byt användarens lösenord 


Du kan byta användares lösenord genom att välja användaren på listan och klicka på "Redigera". 

  • Välj ”Byt lösenord” i fönstret "Redigera användare" 
    • Ange lösenordet i fältet "Lösenord" 
    • Ange lösenordet på nytt i fältet "Lösenordet på nytt" 


BILD: Byt användarens lösenord