DocuSign on kansainvälinen sähköisen allekirjoituksen alusta, jota voi käyttää kaikkien dokumenttien sähköiseen allekirjoittamiseen. Se tarjoaa ison määrän toiminnallisuuksia, jotka sallivat käyttäjälle suorittaa erilaisia toimenpiteitä, pohjautuen heidän tarpeisiinsa sähköisessä allekirjoittamisessa. Cloudiaan on luotu rajapinta DocuSignin sähköisen allekirjoituspalvelun toimintoihin.


Palvelun käyttöönotto vaatii, että organisaatiolla on voimassaoleva DocuSign tili ja lisenssit (1 lisenssi = 1 allekirjoitusprosessi) ostettuna suoraan palveluntuottajalta. Lisenssien ostaminen vaatii sitoutumista DocuSigniin. Palveluun liittyvät tarkempia ohjeita ja koulutusta käyttöön liittyen on mahdollista saada DocuSignista. Kun käyttäjätili on luotu, Cloudia-järjestelmä on määritetty luomaan ja määrittämään allekirjoitukset tietylle käyttäjätilille.


Tässä ohjeessa perehdytään tarkemmin sähköisen allekirjoituksen suorittamiseen DocuSign-palvelulla. Katso allekirjoituksen käynnistämiseen Cloudia Sopimuksen puolella tarkemmat ohjeet täältä.


Sähköisen allekirjoituksen käynnistäminen


Allekirjoitukset -sivulla valitaan allekirjoitustavaksi sähköinen allekirjoitus.


Tämän jälkeen sähköinen allekirjoitus -valikosta valitaan allekirjoitustavaksi DocuSign.




Lisää toimittajan ja tilaajan yhteystiedot, halutessasi voit myös ottaa kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön (maksullinen lisätoiminto).


HUOM! Allekirjoittajien määrää ei ole rajattu. Allekirjoittajien osalta täytyy lisätä seuraavat tiedot: sähköpostiosoite (pakollinen) ja puhelinnumero (vapaaehtoinen riippuen DocuSignin asetuksista).



Valitse allekirjoitettavat liitteet.


HUOM! Liitteitä voi olla rajaton määrä, yhden liitteen koko voi olla korkeintaan 25 Mbititä, liitteiden koko yhteensä voi olla enintään 35 Mbitiä.



Valitse halutessasi allekirjoitusjärjestys sekä allekirjoituksen dokumenttien yhdistäminen käyttöön. Tallennuksen jälkeen 'Lukitse sopimus ja aloita sähköinen allekirjoitus' painike aktivoituu ja voit käynnistää allekirjoituksen.





Allekirjoitus tulee vielä käynnistää DocuSign -palvelun puolella, pääset palveluun ikkunassa olevan linkin kautta.


Allekirjoituksen määrittely DocuSign-palvelussa


DocuSign palvelussa voit määritellä allekirjoituksen, allekirjoituspäivämäärän ym. tietojen paikan dokumentilla



Ylävalikosta vaihdat allekirjoittajaosapuolen tiedot, jonka allekirjoitukselle haluat määritellä paikan dokumenttiin.



Kun dokumentti on valmis allekirjoitettavaksi, valitse oikeasta yläkulmasta 'SEND'.



Cloudia Sopimus järjestelmä ilmoittaa myös kun allekirjoitus on aloitettu onnistuneesti.



Sähköinen allekirjoittaminen DocuSign-palvelussa


Allekirjoittaja saa sähköpostiin pyynnön allekirjoittaa sopimus, palveluun pääsee 'Tarkista asiakirjat' valinnan kautta.



Kaksivaiheisella tunnistautumisella allekirjoittaja saa ensin täydennettäväksi sivun, johon tulee täydennettäväksi tietoja käyttäjästä, esim. osoitetiedot.



Allekirjoittajalle avautuu tämän jälkeen sopimusdokumentti. Tässä vaiheessa allekirjoituksen voi mennä suorittamaan valitsemalla 'JATKA'.

'Muut toimenpiteet' valikon alta voi myös jättää allekirjoituksen odottamaan 'Viimeistele myöhemmin' toiminnolla tai siirtää toiselle allekirjoittajalle 'Määrää jollekulle muulle' toiminnolla.

Allekirjoitettavan sopimuksen voi hylätä 'Hylkää pyyntö' toiminnolla.



Allekirjoittaja pääsee tekemään allekirjoituksensa klikkaamalla allekirjoitukselle merkittyä paikkaa.





Kun pyydetyt tiedot on lisätty dokumentille, sivun yläreunassa voi kuitata allekirjoituksen valmiiksi. Yläreunan kuvakkeista voi myös tarvittaessa ladata tiedostot omalle työasemalle tai tulostaa.



Kun allekirjoitus on tehty, allekirjoittajalle tulee ao. ilmoitus dokumenttien lähettämisestä sähköpostiin, kun allekirjoitusprosessi on kaikilta osin valmis.

 

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, lähettää järjestelmä sähköpostiviestin, jossa on liitteenä allekirjoitetut asiakirjat.