Johdanto


Alla on prosessikaavio sopimuskäsittelystä, jossa sopimukset voidaan viedä Wordiin ja jakaa ulkoisten osapuolten kanssa. Kun sopimus viedään, vastuu sopimuksen käsittelystä on järjestelmän ulkopuolella. Tässä vaiheessa sopimus lukitaan eli mitään sisältöä ei voi muuttaa Cloudian järjestelmässä.





Huomautus: Kun sopimus tuodaan takaisin järjestelmään, kaikki sopimuskohdat korvautuvat asiakirjan sisältämillä sopimuskohdilla.

Jos tuotavan tiedoston muoto on muu kuin .docx, tätä tiedostoa käsitellään uutena sopimusasiakirjana, eikä sopimuskohtia voi enää muuttaa. Sopimus muuttuu tällöin tuoduksi sopimukseksi. Tämä tarkoittaa, että varsinaiseen asiakirjaan kuulumattomia metatietoja ja muuta sisältöä voi muuttaa, mutta ei sopimuskohtia.



Työnkulun käyttäminen


Työnkulkuprosessi on aktivoitava Työnkulku-välilehdestä sopimuksen tyyppiä muokattaessa.



Kun asiakirjan muunnostyönkulku on aktivoitu, käytettävissä on valinta asiakirjan viemiseksi (Word- tai PDF-muodossa) sekä valinta työnkulun aloittamiseksi.


Huomautus: sopimuksen tilaa ei voi muuttaa, ennen kuin työnkulku on päättynyt.


Jos valitaan vihreä painike ulkoisen tarkistusprosessin aloittamiseksi ja sopimuksen lukitsemiseksi, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään vahvistamaan prosessin aloitus. Kun painiketta napsautetaan, sopimus lukitaan.



Tässä vaiheessa sopimus jaetaan ja tarkistetaan Cloudia-järjestelmän ulkopuolella. Asiakirjan lopullinen versio voidaan tuoda takaisin järjestelmään klikkaamalla vihreää tuontipainiketta. Näyttöön tulee latausvalinta.



  • Ikkunassa varoitetaan, että nykyinen sopimusasiakirja korvautuu ladattavalla asiakirjalla. Tuodun asiakirjan sisältämät sopimuskohdat korvaavat kaiken aiemman sisällön.
  • Jos sopimus oli jo tuontitiedosto tai jos tiedostotyyppi ei ole .docx, tässä ladatusta tiedostosta tulee sopimusasiakirja.
  • Versiotiedot tallentuvat Historiatiedot-välilehteen, kun sopimusta tarkastellaan järjestelmässä.
  • Jos tarvitaan lisämuutoksia tai työnkulku käynnistettiin virheellisesti, prosessi voidaan peruuttaa.



Kun työnkulku on päättynyt, voidaan tarvittaessa käynnistää työnkulku uudelleen tai muuttaa sopimuksen tilaa.