Sopimuksen katselu näkymässä osiossa "Muutosehdotukset" voidaan tehdä muutosehdotuksia voimassa oleville sopimuksille sekä tarkastella ja muokata jo tehtyjä ehdotuksia sekä muutoksia. Muutosehdotusprosessin tarkoituksena on tehdä tarvittavia muutoksia voimassa olevan sopimuksen sopimussisältöön. Muutosehdotuksen voi kohdistaa voimassa olevan sopimuksen sopimuskohtiin sekä sopimuksen liitteisiin (asioihin, jotka tulevat itse sopimusdokumenttiin). Muilta osin sopimusasiaa voidaan muokata "muokkaa" -toiminnolla. 


Muutosehdotuksen laadinta sekä muutosten hyväksyminen tai hylkääminen

Muutosehdotus tehdään aina ensin sisäisenä ehdotuksena, jonka sopimuksen vastuuhenkilö tai järjestelmän pääkäyttäjä voi käydä hyväksymässä tai hylkäämässä. Muutosehdotuksen kautta tehdyt sopimusmuutokset versioituvat sopimuksen "Historia" -välilehdelle. 


Lisää uusi muutosehdotus


a) Muutosehdotuksen laadintaan pääsee sopimuslistauksen valinnalla "Luo muutosehdotus"


b) Katselunäkymässä kohdasta "Muutosehdotukset" "Lisää"


Valitse "Luo muutosehdotus" tai "Lisää" valinnan jälkeen pääset tekemään muutosehdotusta

  • Perustiedot
  • Sopimusliitteet
  • Sopimuskohdat
  • Lähetys


Huom! Muutosehdotuksen voi tallentaa vasta siinä vaiheessa, kun siinä on määritelty vähintään yksi sopimuskohtaan tai sopimusliitteisiin kohdistettu muutostarve.


Perustiedot:

Muutosehdotukselle syötetään "Perustiedot" -välilehdelle muutosehdotuksen nimi ja kuvaus

  • Nimi
  • Kuvaus



Sopimusliitteet:

Sopimusliitteet -välilehdeltä voidaan valita sopimusliite(liitteet), johon muutosehdotus halutaan kohdistaa sekä olemassa olevien liitteiden vaihtamista tai korvaamista.

  • Ehdota uuden liitteen lisäystä:
    • Lataa avautuvaan näkymään tiedosto omalta tietokoneeltasi tai tuo se latausikkunaan ”pudota ja vedä” -toiminnolla
  • Ehdota liitteen vaihtamista:
    • Valitse "Ehdota tämän liitteen vaihtamista" 
    • Lataa avautuvaan näkymään tiedosto omalta tietokoneeltasi tai tuo se latausikkunaan ”pudota ja vedä” -toiminnolla
  • Ehdota liitteen poistamista:
    • Valitse ”Ehdota tämän liitteen poistamista”
  • Kommentoi muutosehdotusta:
    • Valitse ”Kommentoi muutosehdotusta”
    • Anna kommentit ja valitse "Tallenna"
  • Peruuta muutosehdotus:
    • Valitse ”Peruuta muutoehdotus"


Muutosilmoituksen tallennuksen jälkeen ehdotetut sopimusliitteiden muutokset tallentuvat muutosilmoitukselle.



Sopimuskohdat:

”Sopimuskohdat” -välilehdeltä voidaan ehdottaa muutoksen tekemistä suoraan sopimuksen rakenteisiin kohtiin.

  • Ehdota uuden sopimuskohdan lisäys :
    • Valitse ”Ehdota uuden sopimuskohdan lisäys”
    • Luo uusi sopimuskohta” -ikkunaan määritellään sopimuskohdalle tietotyyppi, nimi ja sisältö
  • Ehdota uuden sopimuskohdan lisätystä sopimustietueista:
    • Valitse ” Ehdota uuden sopimuskohdan lisätystä kirjastosta”
    • Valitse avautuvasta pop-up-ikkunasta lisättävät sopimuskohdat
  • Ehdota uutta arvoa :
    • Valitse ” Ehdota uutta arvoa”
    • Tee tarvittavat muutokset ja valitse "Tallenna"
    • Muutosilmoituksessa näkyy nyt vierekkäin sopimuskohdan vanha sekä uusi sisältö
  • Ehdota kohdan poistamista :
    • Valitse ” Ehdota kohdan poistamista”
  • Kommentoi muutosehdotusta :
    • Valitse ”Kommentoi muutosehdotusta”
    • Anna kommentit ja valitse "Tallenna"
  • Peruuta muutosehdotus :
    • Valitse ”Peruuta muutosehdotus"


Muutosilmoituksen tallennuksen jälkeen ehdotetut sopimuskohtien muutokset tallentuvat muutosilmoitukselle.



Muutosehdotuksen lähetys


Kun ehdotettavat muutokset sopimuksen liitteisiin ja/tai sopimuskohtiin on syötetty, tallennetaan muutosehdotus painamalla ”Tallenna".

  • Tallennuksen jälkeen muutosehdotuksen lähetetään tiedoksi sopimuksen vastuuhenkilölle
  • Kirjaa muutosehdotukselle aihe ja kuvaus
  • Lähetä muutosehdotus hyväksyttäväksi sopimuksen vastuuhenkilöille ”Lähetä muutosehdotus hyväksyttäväksi sopimuksen vastuuhenkilö(i)lle” -toiminnolla




Muutosehdotusten katselu, muokkaus ja poistaminen


Muutosehdotusten katselu ja muokkaus:

  • Valitse ”Muokkaa”
  • Tee tarvittavat muutokset ja ”Tallenna”




Muutosehdotusten poistaminen

Ainoastaan keskeneräisen muutosehdotuksen voi poistaa. 

  • Valitse "Poista"


Muutosehdotusten hyväksyminen, hylkääminen ja muutostiedotteet


Muutosehdotukset menevät käsiteltäväksi sopimuksen vastuuhenkilölle, joka voi hyväksyä tai hylätä yksittäisiä muutosehdotuksen kohtia sekä perustella päätöksensä. Sopimuksen vastuuhenkilöt voi hyväksyä muutokset, jolloin sopimuksesta muodostuu uusi versio tai hylätä kaikki muutokset, ja jättää sopimus ennalleen.  Muutosehdotukset näkyvät myös "Historia" välilehdellä. 


Muutosehdotuksen hyväksyminen

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä yksittäisiä muutosehdotuksen kohtia ja perustella päätöksensä. 

Valitse käsiteltävä muutosehdotus listauksesta ja valitse ”Muokkaa”


Sopimusliitteet  tai sopimuskohdan hyväksyminen

  • Valitse kohta, jonka haluat käsitellä 
  • Valitse "Hyväksy"
  • Kirjoita tarvittaessa perustelut ja valitse "Hyväksy"

Sopimusliitteen tai sopimuskohdan hylkääminen

  • Valitse kohta, jonka haluat käsitellä 
  • Valitse "Hylkää"
  • Kirjoita tarvittaessa perustelut ja valitse "Hylkää"

Hyväksyntä/hylkäys

Kun muutosehdotukset on käsitelty, lopullinen sopimusmuutos tehdään käsittelyn perusteella välilehdellä ”Hyväksyntä/Hylkäys” 

Huom! Muutosehdotuksen hyväksyntä muuttaa sopimuksen sisältöä välittömästi.

  • Valitse ”Hyväksy ja muuta sopimusta” tai ”Hylkää ja jätä sopimus ennalleen”
  • Muutoksien lopullisen hyväksymisen/hylkäyksen jälkeen vastuuhenkilö voi lisätä perustelunsa ja vahvistaa sopimusmuutoksen tekemisen
  • Sopimusmuutoksen hyväksymisen jälkeen järjestelmä ilmoittaa muutoksen tekemisestä ja vastuuhenkilö voi jatkaa muutostiedottamiseen 


Muutosten palauttaminen

  • Sopimuksesta voidaan palauttaa edellinen versio muutoksen tekemisen jälkeen
  • Palauttaminen tehdään jokaisen hyväksytyn muutosehdotuksen kohdalla erikseen ja se palauttaa kyseisellä muutosehdotuksella hyväksytyt muutokset
  • Valitse ”Palauta ja muuta sopimusta” 

HUOM! Muutosehdotuksen palautus muuttaa sopimuksen sisältöä välittömästi.


Muutostiedote

Hyväksytyn muutoksen muutostiedottaminen

  • Lisää vastaanottajat
  • Liitteet 
  • Sopimuksen pdf-dokumentti 
  • Viestin aihe ja saateteksti *
    • Kun tarvittavat kohdat on täytetty, valitse ”Lähetä''