Sopimuksen katselu näkymässä sopimuksesta pääsee tekemään reklamaatioehdotuksia tai reklamaatiota silloin kun se on voimassa oleva -tilassa.



Luo reklamaatio


Valitse sopimuslistauksesta sopimus, johon reklamaatio/reklamaatioehdotus halutaan tehdä ja klikkaa rivin päässä olevaa ikonia (kolme poikkiviivaa) ja valitse avautuvasta listauksesta ”Luo reklamaatio”.


Avautuvalle lomakkeelle syötetään reklamaatioehdotuksen tiedot:

  • Perustiedot
  • Reklamaation kohde
  • Vastuuhenkilöt ja käyttäjät
    • Vastuuhenkilöt välilehdeltä käyttäjä näkee sopimuksen vastuuhenkilön tiedot, joka käsittelee ehdotuksen. Reklamaatioehdotus lähetetään vastuuhenkilölle tallentamalla ehdotus
    • Sopimusvastuuhenkilö voi suoraan luoda aktiivisen reklamaation omiin sopimuksiinsa


Perustiedot


Perustieto -näkymään listautuu sopimukselta suoraan:

  • Reklamaation sopimuskokonaisuus
  • Reklamaation sopimus
  • Reklamaation sopimuksen tyyppi

Reklamaation nimi* :

  • Syötä reklamaatiolle nimi

Reklamaatiotyypit :

  • Pääkäyttäjien määrittelemät luokittelut reklamaatiolle
    • Tarvittaessa klikkaa ”Valitse” painiketta ja valitse avautuvasta listauksesta oikea tyyppi


Siirry ”Seuraava” –painikkeella tai reklamaationavigaatiosta täyttämään reklamaation kohdetta.



Reklamaation kohde

Syötä kenttiin reklamaation/reklamaatioehdotuksen kohdetiedot:

  • Reklamaation kohde*:
    • Syötä reklamaation kohteen tiedot
  • Reklamaation syy* :
    • Syötä reklamaation syy
  • Reklamaation perustelu* :
    • Syötä reklamaation perustelu
  • Reklamaation lähde (henkilö) :
    • Syötä henkilön tiedot
  • Reklamaation lähde (organisaatio) :
    • Syötä organisaation tiedot.
  • Reklamaation lähde (email) :
    • Syötä reklamaation lähteen sähköpostitiedot
  • Reklamaation liitteet:
    • Voit liittää reklamaatioon/reklamaatioehdotukseen liitteitä klikkaamalla ”Lisää”
    • Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää kirjastosta” ja valitsemalla liite listauksesta



Reklamaation tila*

  • Valitse valintalistasta haluttu tila reklamaatiolle. Vain sopimuksen vastuuhenkilö (ja pääkäyttäjät) voi vaihtaa tilaksi reklaamaation
    • Keskeneräinen reklamaatioehdotus (tekeillä oleva ehdotus)
    • Aktiivinen reklamaatioehdotus (vastuuhenkilölle lähetetty ehdotus)
    • Hylätty reklamaatioehdotus (vastuuhenkilön käsittelemä ehdotus joka on hylätty)
    • Keskeneräinen reklamaatio (tekeillä oleva reklamaatio)
    • Aktiivinen reklamaatio (käsitelty reklamaation)
    • Käsitelty reklamaatio (reklamaatio käsitelty)

Kun reklamaation kohdetiedot ja tila on syötetty, paina ”Tallenna”


Vastuuhenkilöt ja käyttäjät


Reklamaatioehdotuksen/reklamaation vastuuhenkilöt ja käyttäjät välilehdeltä löytyy reklamaation vastuuhenkilöiden tiedot. Sopimuksen vastuuhenkilö tai pääkäyttäjä voi halutessaan vaihtaa, muuttaa tai lisätä reklamaatiolle vastuuhenkilöitä.


Oikeusmäärittelyllä voidaan rajata reklamaation lukuoikeuksia


Reklamaation vastuuhenkilö:

  • Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”
  • Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
    • Klikkaa ”Lisää”


Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:

  • Klikkaa ” Lisää vastuuhenkilön varahenkilö”
  • Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia.
    • Klikkaa ”Lisää”.
  • Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista.


Oikeudet:

  • Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
  • Vastuuhenkilöt
  • Seuraavat käyttäjät
    • Klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä”
    • Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
    • Klikkaa ”Lisää"


Tallenna tehdyt muutokset ”Tallenna”-painikkeella, jonka jälkeen reklamaatiolle avautuu kolme uutta välilehteä: Kommentit, käsittely ja päätös sekä Historiatiedot.



Lisää uusi kommenttikierros


Kommenttikierrokselle lisätään

  • Tila
  • Alkamispäivämäärä
  • Päättymispäivämäärä


  • Määräaika
    • Lisää kommenttikierrokselle määräaika


Vastaanottajat

  • Lisää sisäinen vastaanottaja
    • Vastaanottajan osoite valitaan listalta
  • Lisää ulkoinen vastaanottaja
    • Lisää ulkoisen vastaanottajan sähköpostiosoite



Kun pakolliset tiedot ovat täytetty, voi kommenttikierroksen käynnistää

  • Tallennuksen jälkeen 'Aloita kommenttikierros' painike aktivoituu
    • Klikkaa painiketta lähettääksesi kutsun kommentoimaan
  • Jos haluat käynnistää kommenttikierroksen myöhemmin valitse 'Sulje'
  • Vastaanottajat saavat sähköpostilla pyynnön kommentointiin


Sisäisen käyttäjän kommentointi

  • Sisäinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen Cloudia Sopimuksen kirjautumisikkunan (jos ikkuna ei ole valmiiksi avoinna)
  • Kirjautumisen jälkeen kommentointi-ikkuna avautuu


Ulkoisen käyttäjän kommentointi

  • Ulkoinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen kommentointinäkymän (ulkoisen käyttäjän ei tarvitse kirjautua sisään)


Kommentit

Kommentit -osiossa voidaan aloittaa uusi kommentointikierros liittyen reklamaatioon. Katso ohjeet artikkelista kommentointikierros.

Kommentointinäkymään tulee

  • Määräaika
  • Kommentin pyytäjä
  • Reklamaation sopimus
  • Reklamaation nimi
  • Reklamaation kohde
  • Reklamaation syy
  • Reklamaation perustelu
  • Reklamaation lähde (henkilö)
  • Reklamaation lähde (organisaatio)
  • Reklamaation lähde (email)
  • Reklamaation liitteet

Kommentit:

  • Näkymään listautuu kaikkien kommentoijien kommentit

Lisää uusi kommentti ja liitteet:

  • Syötä reklamaatiolle kommentti ja tarvittaessa liitteet
  • "Lisää uusi kommentti"


Käsittely ja päätös

Käsittely ja päätös -välilehdelle voidaan lisätä käsittelyä ja päätöksiin liittyviä liitteitä sekä kirjoittaa tekstiä reklamaation käsittelyyn liittyen:



Historiatiedot

Historiatiedot -välilehdelle listautuvat kyseisen reklamaation/reklamaatioehdotuksen viesti- ja tilahistoria.



Reklamaatioiden ja reklamaatioehdotusten tarkasteluun löytyy ohjeet täältä.