Käyttäjärooli määrittää käyttäjän käyttöoikeustason


Cloudia Sopimuksessa on valmiina oletuskäyttörooleja, joiden lisäksi organisaatiolle voidaan luoda omanlaisia käyttäjärooleja. Kukin käyttäjärooli tulee sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä.


Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä kotiyksikössään (tai valikoiduissa ulkopuolisissa yksiköissä).


Oletuskäyttäjäroolit ovat:

  • Lukukäyttäjä (henkilö, jolla on tarve päästä näkemään sopimuksia, mutta jolla ei ole lupaa muokata niitä)
  • Pääkäyttäjä (luotettu henkilö, joka pääsee katsomaan ja muokkaamaan kaikkia sopimuksia)
  • Pääkäyttäjä -yksikkötaso (luotettu henkilö, joka pääsee katsomaan ja muokkaamaan kaikkia yksikkönsä sopimuksia)
  • Sopimusvastuuhenkilö

Jos käyttäjälle ei anneta mitään käyttäjäroolia, hän on sopimuskäyttäjä, joka pääsee hakemaan ja tarkastelemaan sopimuksia. Tällainen rooliton käyttäjä ei pääse Cloudia Sopimukseen, vaan hänen käytössä on Cloudia Työpöytä.


Käyttäjäroolin käyttöoikeustaso


Cloudia Sopimuksessa käyttäjälle valittavana olevat oikeudet ovat suoraan vastaavia käyttäjän käyttöliittymän näkymään. Käyttäjät, joilla on eniten käytettävissä olevia oikeuksia ovat pääkäyttäjiä. Yksikkötason pääkäyttäjillä on myös yhtä laajat käyttöoikeudet omiin yksikköihinsä (ja kaikkiin alayksiköihin, joihin käyttöoikeudet ovat heille liitetty).


Tästä esimerkkinä valikot, jotka näkyvät käyttöliittymän päävalikossa.


Lukukäyttäjän näkymä


Sopimusvastuuhenkilön näkymä


Pääkäyttäjän näkymä


Jos on tehty oma rooli, valikoita voi olla enemmän tai vähemmän riippuen muutetuista asetuksista (esim. onko käyttöoikeuksia lisätty vai vähennetty).


Huom! Järjestelmän roolit ovat kiinteät ja niitä ei voi muokata. Järjestelmän pääkäyttäjien tulisi aina käyttää järjestelmään määriteltyjä rooleja pääkäyttäjille, eli pääkäyttäjä ja yksikkötason pääkäyttäjä. Tätä suositellaan, koska joissain tilanteissa järjestelmän on tunnistettava, että pääkäyttäjä suorittaa tiettyjä toimintoja ja tämä ei ole mahdollista, jos käytössä on käyttäjän määrittelemä rooli (esim. pääkäyttäjä-roolin kopio täysin samoilla oikeuksilla ei ole tunnistettava pääkäyttäjäksi).


Lista valittavissa olevista toiminnoista ja mihin rooliin toiminto liittyy löytyy tämän artikkelin lopusta.


Sopimusten luku- ja muokkausoikeudet 


Kukin sopimus liitetään johonkin organisaation yksikköön, jolloin ko. yksikkö toimii sopimuksen omistajana. Myös kukin käyttäjä liitetään johonkin yksikköön. Näin käyttäjille voidaan antaa yksikkökohtaisia oikeuksia sopimuksiin. Käyttäjällä on oletuksena käyttäjäroolinsa mukainen oikeus niihin sopimuksiin, jotka on kytketty käyttäjän yksikköön ja sen alla mahdollisesti oleviin alayksiköihin.


ESIMERKKI: Organisaatiossa  on yksikkö ”Myynti” ja sen alayksikköinä ovat ”Kotimaan myynti” ja ”Kansainvälinen myynti”. Käyttäjä Kalle on sijoitettu ”Myynti”-yksikköön ja hänellä on käyttäjäroolina ”Lukukäyttäjä”. Tämän johdosta Kallella on oikeus hakea ja nähdä kaikki ne sopimukset, jotka on määritelty yksiköihin ”Myynti”, ”Kotimaan myynti” tai ”Kansainvälinen myynti”. Jos Kalle olisi liitetty yksikköön ”Kotimaan myynti”, hän näkisi vain ko. yksikön sopimukset.


Yksittäisten sopimuskokonaisuuksien ja sopimusten osalta luku- ja muokkausoikeuksia voidaan tarkentaa:

  • Kaikille organisaation alaisille käyttäjille
  • Vain vastuuhenkilöille
  • Nimetyille organisaation osille (yksiköille)
  • Nimetyille käyttäjäryhmille
  • Nimetyille yksittäisille käyttäjille

Sopimuksen muokkausoikeudet voidaan tarkentaa:

  • Nimetyille organisaation osille (yksiköille)
  • Nimetyille käyttäjäryhmille
  • Nimetyille yksittäisille käyttäjille


Käyttäjän oikeudet vaikuttavat käytettävissä oleviin valintoihin, joita heillä on sisältövalikoissa tai siihen, että osa käyttöliittymän näkymistä voi olla lukittu (harmaana). Esimerkiksi, jos käyttäjälle ei oikeuksia muokata sopimusta tai luoda ilmoitusta, näitä toimintoja ei näy valikossa sopimuksen haku -sivulla.


Käyttäjät, joilla on vastuuhenkilön, varavastuuhenkilön tai vähintään yksikön pääkäyttäjän oikeudet voivat tehdä muutoksia, siihen kuka hallinnoi sopimusta.



Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia muuttaa asetuksia, valinnat voivat näkyä harmaana.


Tämän lisäksi sopimuksen dokumentti ja/tai valitut sopimusliitteet on mahdollista määritellä salassapidettäviksi, jolloin ne ovat vain sopimuksen vastuuhenkilön tarkasteltavissa.


Organisaatiorakenne auttaa myös sopimusten hakemisessa ja seurannassa. Sopimuksia voidaan hakea rajaamalla haku yhden tai useamman yksikön sopimuksiin.



Sopimuksen tila


Sopimuksen tila voi vaikuttaa myös käyttöliittymän toimintoihin. Esimerkiksi, jos sopimus on muussa tilassa kuin 'Keskeneräinen', 'Lukittu (sähköinen allekirjoitus kesken)' tai 'Lukittu (hyväksyntäprosessi kesken)', ei ole mahdollista muuttaa sopimuksen nimeä, sopimuskautta, sopimusosapuolia, sopimusliitteitä, sopimuskohtia tai mitään muuta, joka vaikuttaa sopimusdokumenttiin.


Lisäksi, valinnat joita käyttäjällä on valittavissa sisältövalikossa sopimuksen haku -näkymässä riippuvat sopimuksen tilasta. Esimerkiksi jos sopimus on päättynyt, ei ole mahdollista luoda tälle alasopimusta. Ei ole myös mahdollista poistaa sopimuksia, jotka ovat muussa tilassa kuin 'Keskeneräinen' eikä ole mahdollista luoda reklamaatiota sopimukseen, jonka tila ei ole 'Voimassa oleva', joten tämä valinta ei ole käytössä myös tässä tapauksessa.


Sopimuksen muokkausoikeuksilla on vähemmän vaihtoehtoja kun sopimus on päättynyt.


Valinnat voimassa olevalle sopimukselle muokkausoikeuksilla