Sopimuskokonaisuus

Käyttäjä voi luoda sopimuskokonaisuuksia ja liittää kuhunkin halutun määrän sopimuksia. Mikäli organisaatiolla on käytössään integraatio Cloudia Kilpailutukseen (*lisätoiminnallisuus), voidaan sopimuskokonaisuus muodostaa myös automatisoidusti hankinta-asiasta kilpailutusintegraation avulla.

Perustiedot
* Pakolliset tiedot

  • Sopimuskokonaisuuden nimi*
  • Sopimuskokonaisuuden kuvaus
  • Diaarinumero
  • Sopimuskokonaisuuden numero*
  • Sopimuskokonaisuuden tunniste
    • Muodostuu automaattisesti sen jälkeen, kun sopimuskokonaisuus on tallennettu 
  • Sopimustyyppi*
    • Valittu sopimustyyppi periytyy sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille oletustyypiksi. Oletuksen voi myös pakottaa kaikille sopimuskokonaisuuden sopimuksille 
  • Sopimuskokonaisuuden kausi
  • Sopimuskokonaisuuden dokumentit (ohjeistukset, lisätiedot)

Metatiedot
  • Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä lisätietoja (metatietoja) samalla periaatteella kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille


Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä vastuuhenkilöt sekä luku- ja muokkausoikeudet. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille. Organisaatio- ja vastuuhenkilötiedot voivat periytyä myös kilpailutusintegraation kautta.


  • Yksikkö*
  • Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilö
  • Vastuuhenkilön varahenkilöt
  • Lukuoikeudet
  • Muokkausoikeudet


Arvo


Sopimuskokonaisuuden ennakoitu arvo voidaan määritellä tai se voi tulla kilpailutusintegraation kautta.

  • Ennakoitu arvo yhteensä


Kooste ja tila
  • Kooste ja tila -välilehti koostaa sopimuskokonaisuuden tiedot yhteen näkymään


HUOM! Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu, voi sen tilaa (keskeneräinen, voimassa oleva) muttaa "Sopimuskokonaisuuden tila" -kentässä.

Tiedotteet

Kun sopimuskokonaisuutta katsellaan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tiedotteet” -välilehti.

  • Näkymään tulee kaikki ko. sopimuskokonaisuuden tiedoteet


Sopimukset

Sopimuskokonaisuudelle voi liittää halutun määrän sopimuksia.

Tehtävälistapohjat

Kun sopimuskokonaisuutta muokataan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tehtävälistapohja” -välilehti.


  • Sopimuskokonaisuudelle voi liittää tehtävälistoja, kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille




Sopimus

Käyttäjä voi luoda ja muokata rakenteisia sopimuksia. Sopimus voidaan luoda sopimuspohjaa hyväksikäyttäen, joka määritellään käytettävän sopimustyypin mukaan (valitaan sopimustyyppi), tai sopimus laaditaan muokkaamalla aikaisemmin luotua sopimusta (valitaan sopimuspohja). Cloudia Sopimuksessa sopimuksen sisältö luodaan dynaamisina sopimusosioita käyttäen. Sopimus on myös mahdollista luoda ilman sopimuspohjaa.

Sopimus voidaan liittää valittuun sopimuskokonaisuuteen, jolloin sopimus toimii ”pääsopimuksena” (esim. puitejärjestelyn toimittajasopimukset). Sopimus voidaan liittää myös jonkun pääsopimuksen alasopimukseksi (esim. puitejärjestelyn toimitussopimukset). Rakenteisten sopimusten avulla tehostetaan erityisesti sopimusten määrämuotoisuutta, löydettävyyttä ja seurattavuutta sekä sisältömuutosten hallittavuutta.

Kun sopimus luodaan (tai tuodaan) järjestelmään uutena sopimuksena, määritellään sille tietyt vakiot perustiedot. Näitä tietoja käytetään mm. sopimuksen hakemisen ja seuraamisen tukena. Perustietoja voidaan täydentää itsehallittavilla lisätiedoilla (metatiedoilla). Rakenteisen sopimuksen sisältö luodaan itsehallittavilla sopimuskohdilla.

Sopimusten rakenteinen perussisältö

Perustiedot:

  • Yksikkö
    • Yksikkö kertoo, mikä organisaation osa omistaa sopimuksen
  • Sopimuskokonaisuus
    • Sopimuskokonaisuus kertoo, mihin sopimuskokonaisuuteen sopimus mahdollisesti liittyy. Jos sopimus luodaan aloittaen sopimuskokonaisuudelta, tieto tulee automaattisesti 
  • Pääsopimus
    • Pääsopimus kertoo, onko sopimus mahdollisesti jonkun sopimuksen alasopimus (esim. toimitussopimus). Jos sopimus luodaan aloittaen pääsopimukselta, tieto tulee automaattisesti 
  • Tarjous
    • Tarjous kertoo, liittyykö sopimus mahdollisesti johonkin kilpailutuksen kautta saatuun tarjoukseen (Cloudia kilpailutusintegraatio). Käyttäjä voi kytkeä sopimuksen tarjoukseen
  • Sopimuksen nimi
    • Sopimuksen nimi on sopimuksen yksilöivä ja käyttäjän syöttämä nimi. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta
  • Sopimuksen kuvaus
    • Sopimuksen kuvaus on käyttäjän syöttämä sopimusta kuvaava vapaa tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta
  • Diaarinumero
    • Diaarinumero on käyttäjän syöttämä tunniste 
  • Sopimuksen numero
    • Sopimuksen numero on käyttäjän syöttämä tunniste. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta
  • Sopimuksen tunniste
    • Sopimuksen tunniste on palvelun automaattisesti generoima tunniste
  • Sopimustyyppi
    • Sopimustyypillä määritetään millainen sopimus on kyseessä.

  • Hankintasopimus
    • Valitaan onko sopimus hankintasopimus
  • Toimittajat 
    • Toimittajat ovat sopimuksen toimittajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta. Erillisen asiakaskohtaisen projektin myötä toimittajatietoja voidaan tuoda myös muista asiakkaan järjestelmistä (esim. Laske)
  • Tilaajat
    • Tilaajat ovat sopimuksen tilaajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot
  • Sopimuskausi
    • Sopimuskausi on käyttäjän määrittelemä tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta
  • Optiokaudet
    • Optiokaudet ovat käyttäjän määrittelemiä tietoja. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta
  • Sopimuksen liitteet
    • Sopimuksen liitteet ovat osana sopimukseen kuuluvia sopimusliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen
    • Sopimusliitteisiin käyttäjä voi määritellä myös salassapitoasetuksen ja sen perustelun. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta
  • Muut liitteet
    • Muut liitteet ovat sopimukseen liittyviä muita lisätietoliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta
  • Linkit
    • Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla ja Työpöydällä 
  • Sisäinen sopimus
    • Sisäinen sopimus kertoo, onko sopimus organisaation sisäinen sopimus. Käyttäjä määrittää tiedon
  • Sopimusryhmä
    • Sopimusryhmä kertoo, onko sopimukselle mahdollisesti asetettu ylätason luokittelu (ostosopimus, myyntisopimus, muu sopimus) 
  • Sopimuspohja
    • Sopimuspohja kertoo, minkä sopimuspohjan pohjalle sopimus luodaan. Pohja voi olla tyhjä, sopimustyypin suosittelema sopimuspohja, joku muu valittu sopimuspohja tai joku muu aiemmin laadittu sopimus. Käyttäjä valitsee käytettävän sopimuspohjan
  • Sopimuksen kieli
    • Sopimuksen kieli kertoo sopimuksen kieliasetuksen. Käyttäjä määrittää tiedon


Sopimuksen sisältö

Rakenteisen sopimuksen sisältö koostuu yhdestä tai useammasta sopimuskohdasta. Kullakin sopimuskohdalla on nimi, otsikko, tietotyyppi ja sisältö. Näistä tiedoista (sopimuksen ylä- ja alatunnistetietojen lisäksi) muodostuu sopimuskäyttäjälle näkyvä pdf-muotoinen sopimusdokumentti.

Sopimuskohdat voivat periytyä oletuksena sopimukselle käytetyltä sopimuspohjalta. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä sopimuskohtia, jos niitä ei ole lukittu. Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita sopimuskohtia valitsemalla sopimuskohtakirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia sopimuskohtia. Käyttäjä voi luoda lennosta sopimukseen uusia omia sopimuskohtia.

Sopimuskohdan tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa sopimuskohta voi sisältää.  Sopimuskohdan sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Sopimuskohdalla voi olla myös sopimuskohtakirjaston tai sopimuspohjan kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.
  
Käyttäjä voi myös poimia sopimuskohdalle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.


Sopimus voi olla myös tuotu valmis sopimusdokumentti. Tässä tapauksessa sopimukselle voi määritellä kaikkia muita rakenteisia tietoja paitsi näitä rakenteisia sopimuskohtia.

Sopimuksen lisätiedot (metatiedot)

Sopimuksen metatiedot koostuvat halutusta määrästä lisätietoja. Kullakin lisätiedolla on nimi, tietotyyppi ja sisältö. Nämä tiedot eivät näy sopimusdokumentilla.


Lisätiedot voivat periytyä oletuksena sopimuskokonaisuudelta, johon sopimus mahdollisesti on liitetty. Lisätiedot voivat periytyä myös sen sopimustyypin tiedoista, johon sopimus on kytketty. Lisätiedot voivat periytyä myös lisätietokirjaston asetusten kautta kaikille sopimuksille. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä lisätietoja, jos niitä ei ole lukittu.


Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita lisätietoja valitsemalla lisätietokirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia lisätietoja. Lisätiedon tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa lisätieto voi sisältää.


Lisätiedon sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Lisätiedolla voi olla myös lisätietokirjaston tai sopimuskokonaisuuden kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.


Käyttäjä voi myös poimia lisätiedolle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.

Sopimuksen tuotteet

Jos sopimus on muodostettu kilpailutusintegraation kautta, sopimukselle voi liittää rakenteisessa muodossa sopimustoimittajan tarjouksessaan antamia tuote- ja palvelutietoja. Käyttäjä voi lisäksi myös manuaalisesti syöttää rakenteisia tuotteita sopimukselle.


Käyttäjä voi poimia sopimukselle liitettävät tuoteryhmät ja tuotteet tarjouksen tiedoista (kaikki tai valintansa mukaan). Kustakin tuotteesta sopimukselle liitetään hankittava määrä, hinta, yksikkö ja valuutta.


Käyttäjä voi myös poimia kullekin tuotteelle liittyvät toimittajan tarjouksessa antamat ”kriteeritiedot” (kaikki tai valintansa mukaan). Poiminnan jälkeen tietoja voi myös muokata, poistaa tai lisätä.

Liitetyistä rakenteisista tuotetiedoista voidaan automaattisesti muodostaa tuoteliite (Excel tai PDF) sopimusliitteeksi tai muuhun käyttötarkoitukseen.

Sopimuksen arvo

Käyttäjä voi määritellä sopimukselle rakenteisena tietona sopimuksen ennakoidun arvon. Ennakoitu arvo voidaan jyvittää sopimuskauden vuosille. Jyvitetyille arvoille voi syöttää toteutuneen arvon tai tieto voi tulla esim. taloushallinnon integraation kautta.

Sopimuksen seuraamisen tiedot

Käyttäjä voi liittää sopimukselle halutun määrän tehtävälistoja. Tehtävälistat voivat periytyä oletukseksi myös siltä sopimustyypiltä, johon sopimus on liitetty. Kukin tehtävälista voi sisältää halutun määrän tehtäviä. Kullakin tehtävällä on nimi, kuvaus, alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä vastuuhenkilö. Tehtävälistoja voi liittää pääkäyttäjän ylläpitämästä tehtävälistakirjastosta tai käyttäjä voi luoda omia tehtävälistoja.


Käyttäjä voi liittää sopimukselle myös muistutuksia. Muistutuksia voi kohdistaa sopimus- tai optiokauden alkamis- ja päättymisaikoihin.

Sopimuksen dokumentti

Käyttäjä voi liittää rakenteisesta sopimustiedosta muodostuvalle sopimusdokumentille ylä- ja alatunnisteet pääkäyttäjän ylläpitämästä tunnistekirjastosta. Käyttäjä voi myös muuttaa allekirjoituksen tekstiä ja sijaintia sopimusdokumentilla mieleisekseen.

Sopimuksen käyttöoikeudet

Käyttäjä voi määrittää palvelun rekisteristä valitsemalla sopimukselle yhden vastuuhenkilön ja useita varavastuuhenkilöitä.


Käyttäjä voi määritellä sopimukselle tietoina yksilöidyt luku- ja muokkausoikeudet. Oikeuksia voi asettaa koko organisaatiolle, valituille organisaation osille, valituille käyttäjäryhmille ja valituille yksittäisille käyttäjille.

Sopimuksen tila

Käyttäjä voi määritellä sopimuksen tilan (keskeneräinen, voimassa oleva, purettu, irtisanottu, päättynyt, arkistoitu).

Sopimuksen allekirjoitus

Sopimuksille voi määritellä allekirjoittajia (nimi, titteli, osapuoli, päivämäärä). Sopimusten sähköinen allekirjoitus on mahdollista. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä kaikki allekirjoittajat poimitaan sähköisistä allekirjoituksista ja itse määritellyt allekirjoittajat poistetaan.