Hakutoiminto

  • Hakutoiminnalla voidaan suorittaa hakuja. Hakuja voidaan tarkentaa hakusanoilla tai toimintokohtaisilla rajauksilla. Hakuja voidaan suorittaa kertaluontoisesti tai niitä voidaan tallentaa. Tallennetun haun voi suorittaa uudelleen ”Käytä tallennettua hakua” -toiminnolla.


Käyttöoikeudet

  • Yleistermi, jolla tarkoitetaan käyttäjäroolien, käyttäjäryhmien ja yksikkösidoksien kokonaisuutta, jotka käyttäjälle määritellään.


Lausekirjasto

  • Käyttäjä voi (oikeuksien puitteissa) luoda ja hallita organisaation lausekirjastoa. Kirjastoon voi luoda lauseryhmiä ja ryhmiin voi luoda halutun määrän sopimuslauseita. Sopimuksia työstävät käyttäjät voivat käyttää näiden lauseiden sisältöjä sopimuksilla sellaisenaan tai muokaten.


Metatiedot (lisätiedot)

  • Metatiedot (lisätiedot) ovat yksilöiviä ja kuvailevia tietoja jotka luodaan sopimustietueessa, ja joilla voidaan täydentää sopimuksen perustietoja sekä sopimuksella näkyviä sopimuskohtia. Metatiedot (lisätiedot) eivät tule näkyviin sopimuksen dokumentille. Lisätietoja voidaan käyttää mm. hakemisen ja seurannan tukemiseksi.


Muistutukset

  • Käyttäjä voi (oikeuksien puitteissa) hallita sopimusmuistutuksia. Muistutuksia voidaan asettaa valittujen yksiköiden sopimuksille, valittujen sopimuskokonaisuuksien sopimuksille ja valituille sopimuksille. Muistutuksissa voidaan määritellä, mistä asiasta muistutus aktivoituu ja kuinka kauan ennen asiaa. Samoin voidaan määritellä, ketkä muistutuksen saavat.


Muut sopimuksen dokumentit

  • Muut sopimuksen dokumentit ovat sopimukselle kohdistettuja dokumentteja, jotka eivät ole varsinaisia sopimusliitteitä. 
  • Muita sopimuksen dokumentteja voi lisätä myös sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, eli ne eivät ole osa varsinaista sopimusta. Katso myös jäljempää kohta "Sopimusliitteet".

Reklamaatio

  • Varsinainen reklamaatio, joka toimitetaan sopimuksen toimittajalle ja tiedoksi käyttäjille. Sopimuksen vastuuhenkilö voi tehdä reklamaation joko hyväksytyn reklamaatioehdotuksen kautta tai suoraan ilman ehdotusta. Reklamaatio kohdistuu aina tiettyyn sopimukseen.


Reklamaatioehdotus

  • Käyttäjä voi tehdä sopimuksen vastuuhenkilölle reklamaatioehdotuksen ja vastuuhenkilö voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen. Reklamaatioehdotus kohdistuu aina tiettyyn sopimukseen.


Reklamaatiotyyppi

  • Käyttäjä voi (oikeuksien puitteissa) luoda ja hallita organisaation reklamaatiotyyppejä, joiden avulla reklamaatioita voidaan luokitella halutulla tavalla helpottamaan seurantaa ja hakemista.


Tehtävälistat ja tehtävät

  • Käyttäjä voi perustaa sopimukselle tehtävälistoja halutun määrän.


ESIMERKKI: ”Projektin suunnittelu”, ”Projektin toteutus”. Käyttäjä voi perustaa kullekin tehtävälistalle halutun määrän tehtäviä (esim. ”Suunnitelman laatiminen”, ”Suunnitelman hyväksyntä”). Käyttäjä voi käyttää näitä tietoja sopimuksiin liittyvien asioiden seurannassa ja valvonnassa organisaation sisäisesti tai yhdessä sopimusosapuolten kanssa.


Sopimuksen käyttäjä

  • Sopimuksen käyttäjällä tarkoitetaan esim. tilaajaa tai laskun tarkastaja, jonka tulee pystyä löytämään ja näkemään sopimus tai esim. tekemään ostotilauksia tai reklamaatioehdotuksia sopimuksen mukaisesti.


Sopimuksen tiedostotuonti

  • Sopimuksen tiedostotuonnilla tarkoitetaan sopimusdokumenttien tuontia massana järjestelmään. Määrämuotoiselle Excelille kirjataan haluttu määrä sopimuskokonaisuuksia/sopimuksia ja niiden perustietoja.  


Sopimuksen tietosivu

  • Selauksen, haun tai muulla tapaa löydetyn ja valitun sopimuksen tietosivulla on koostettuna kaikki sopimukseen liittyvät ydinasiat, kuten sopimusdokumentit, sopimuksen metatiedot (lisätiedot), sopimukseen liittyvät uusimmat aktiviteetit sekä pääsy sopimuksen senhetkisen tilan mahdollistamiin toimintoihin.


Sopimuksen tila

  • Sopimuksen elinkaaren eri vaiheet on jaoteltu sopimuksen tiloihin. Tiloja ovat Valmistelu, Voimassa oleva, Päättynyt, Irtisanottu ja Purettu.


Sopimuksen toimittaja

  • Sopimuksen toimittaja on toimittajaksi valittu taho, sopimuksen osapuoli.


Sopimus

  • Yksittäinen sopimus voi olla sopimushallintaan tuotu sopimus, esimerkiksi pdf-muodossa tuotu sopimuksen dokumentti. 
  • Yksittäinen sopimus voi olla sopimushallinnassa rakenteisesti luotu sopimus. Tässä tapauksessa sopimuksesta muodostuu automaattisesti dokumentti myös pdf-muodossa.
  • Sopimukselle voi tulla metatietoja automaattisesti.
  • Yksi sopimus voi kuulua yhteen sopimuskokonaisuuteen. Yksittäinen sopimus kuuluu yhteen sopimustyyppiin. Lisäksi sopimus voidaan määritellä sisäiseksi sopimukseksi.
  • Sopimus voi olla sopimuskokonaisuuden pääsopimus (esim. toimittajasopimus).
  • Sopimuskokonaisuudella voi olla X kpl pääsopimuksia. Kunkin pääsopimuksen alla voi olla X kpl alasopimuksia (esim. toimitussopimuksia).


Sopimusdokumentit

  • Yleisnimitys, joka tarkoittaa sopimukselle kytkettyjä sopimusliitteitä ja muita sopimuksen dokumentteja.


Sopimuskohta

  • Rakenteisen sopimuksen sisältö koostuu yksittäisistä sopimuskohdista. Käyttäjä voi luoda sopimukselle sopimuskohtia tai valita sopimukselle halutun määrän sopimuskohtia valmiista sopimustietueista.  


Sopimuskokonaisuus

  • Sopimuskokonaisuudet ovat sopimushallinnan prosessin aikana luotavia yksittäisiä kokonaisuuksia, jotka kokoavat yhteen tietyn asian sopimukset.
  • Sopimuskokonaisuudella on oma numero ja nimi ja se voi sisältää yhden tai useamman sopimuksen (pääsopimuksen). Kukin pääsopimus voi sisältää yhden tai useamman alasopimuksen.
  • Käyttäjä voi määritellä (käyttöoikeuksien puitteissa) sopimuskokonaisuuden yhteisiä metatietoja (lisätietoja), jotka periytyvät kaikille sopimuskokonaisuuden sopimuksille.


Sopimuskokonaisuuden tietosivu

  • Selauksen, haun tai muulla tapaa löydetyn ja valitun sopimuskokonaisuuden tietosivulla on koostettuna sopimuskokonaisuuden metatiedot (lisätiedot) sekä pääsy sopimuskokonaisuuden sisältämiin yksittäisiin sopimuksiin.


Sopimuskori

  • Sopimuskorin avulla voidaan muokata usean sopimuksen tietoja yhtä aikaa. Sopimuskoriin kerätyille sopimuksille voidaan tehdä (käyttöoikeuksista riippuen) samanaikaisia muokkauksia.


Sopimusliitteet

  • Sopimusliitteet ovat sopimukseen kytkettyjä varsinaisten sopimusliitteiden dokumentteja.  
  • Sopimuksella voi olla haluttu määrä sopimusliitteitä. Sopimusliitteitä voidaan tuoda manuaalisesti tai niitä voidaan valita dokumenttiarkistosta.  
  • Sopimusliitteet ovat osa sopimusta, ja niiden tulee olla lisättynä siinä vaiheessa kun sopimusta allekirjoitetaan. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen sopimusliitteitä ei voi enää muokata, lisätä tai poistaa. Katso myös aiempaa kohta "Muut sopimuksen dokumentit".


Sopimuspohja

  • Uusi sopimus voidaan luoda sopimuspohjan pohjalta. Sopimukselle voidaan luoda valmiita pohjia, jotka liitetään tiettyyn sopimustyyppiin. Pohjien avulla voidaan periyttää halutut sopimuskohdat tietyn sopimustyypin sopimuksille.


Sopimustietueet

  • Käyttäjä voi (käyttöoikeuksien puitteissa) luoda sopimustietueita. Sopimustietueet ovat metatietoja (lisätietoja) tai sopimuskohtia.


Sopimustyyppi

  • Yksittäinen sopimus kytketään sille sopivaan sopimustyyppiin. Yksi sopimus voi kuulua yhteen sopimustyyppiin kerrallaan.
  • Käyttäjä voi määritellä (käyttöoikeuksien puitteissa) sopimustyypille yhteisiä metatietoja (lisätietoja), jotka periytyvät kaikille sopimustyyppiin kuuluville sopimuskokonaisuuksille ja sopimuksille.


Tiedostokirjasto

  • Käyttäjä voi (oikeuksien puitteissa) luoda ja hallita organisaation tiedostokirjastoa. Kirjastoon voi tallentaa sopimusliitteitä sekä muita sopimuksiin liittyviä dokumentteja. Sopimuksia työstävät käyttäjät voivat käyttää näitä dokumentteja. 


Työpöytä

  • Järjestelmään kuuluva portaali, jonne sopimushallinnan käyttäjät voivat julkaista sopimuksia nähtäväksi organisaation käyttäjille ja muille sopimuskäyttäjille. Kaikki organisaation käyttäjät pääsevät näkemään työpöydälle julkaistuja sopimuksia. Sopimusten vastuuhenkilöt voivat rajata sopimusten näkyvyyttä tarvittaessa haluamallaan tavalla.