Sopimusasetukset


Organisaatiotason tai yksikkötason pääkäyttäjä voivat sopimusasetukset -osiossa määritellä organisaationsa sopimuskohdat ja metatiedot (lisätiedot), sopimustyypit, reklamaatiotyypit sekä sopimuspohjat. Sopimusasetuksissa luodaan ja hallinnoidaan myös organisaation tiedosto- ja lausekirjastoja sekä laaditaan dokumenttien ylä- ja alatunnisteet.


Sopimusasetusten avulla voidaan organisaatio- tai yksikkötasolta ohjata sopimusprosesseja ja -käytäntöjä, kuten esimerkiksi:

  • Ohjata käyttäjiä käyttämään oikeita ja ajantasaisia sopimuspohjia
  • Varmistaa, että sopimusten yhteydessä on aina tarvittavat lisätiedot
  • Varmistaa, että sopimusten sisällöt ja liitteet ovat aina ajan tasalla
  • Varmistaa, että tietyn tyyppisissä sopimuksissa seurataan oikeita asioita


 

Metatiedot

 

Metatiedot ovat lisätietoja, jotka ovat sopimuskokonaisuuksien ja sopimusten ”taustatietoja”. Sopimuskokonaisuuksia ja sopimuksia voidaan hakea näiden tietojen avulla, mutta asetetut metatiedot eivät tule näkymään sopimuksen pdf-dokumentilla.

 

Lisätietoja voidaan määritellä kirjastoon vastaavalla periaatteella kuin sopimuskohtia. Tämän lisäksi kullekin lisätiedolle voidaan määritellä asetus, joka liittää ko. lisätiedon automaattisesti kaikille uusille luotaville sopimuksille. 


Sopimuskohdat

 

Sopimuskohdat ovat sisältöjä, joita liitetään sopimuksille ja jotka tulevat näkymään sopimuksen pdf-dokumentissa. Sopimuksia voidaan myös hakea näiden sisältöjen avulla.

 

Kun sopimuskohta luodaan kirjastoon (tyypillisesti pääkäyttäjän toimesta), voidaan määritellä, minkä yksiköiden käyttäjät saavat kutakin sopimuskohtaa hyödyntää. 

 

Sopimuskohdan tietotyypin avulla ohjataan, millaista sisältöä sopimuskohtaan voidaan laittaa. Näin voidaan esimerkiksi varmistaa, että ”toimitusaika” tieto syötetään numeerisessa muodossa, jolloin tähän tietoon pohjautuvien hakujen ja raporttien tekeminen on toimivampaa.

 

Oletussisällön avulla sopimuskohdalle voidaan antaa valmis sisältö, jota voi käyttää sellaisenaan tai muokattuna. Oletussisältö voi olla myös käyttäjille suunnattu ohje, millaista sisältöä tähän kohtaa tulee syöttää. Tarvittaessa valmis oletussisältö voidaan lukita niin, että sopimuksia laativat käyttäjät eivät pääse muuttamaan tietoa sopimuksella.

 

Sopimuskohtien käyttäminen rakenteisilla sopimuspohjilla ja sopimuksilla


Kun käyttäjä (tyypillisesti pääkäyttäjä) laatii rakenteista sopimuspohjaa, voi hän poimia sopimuspohjaan kirjastosta valitsemansa sopimuskohdat. Jos sopimuskohtien sisältöä ei ole sopimuskohtien kirjastossa lukittu, käyttäjä voi laatia näihin myös sopimuspohjakohtaisia oletussisältöjä. Tarvittaessa käyttäjä voi sopimuspohjakohtaisesti lukita valikoituja pohjan sisältöjä tai määrittää, että tiettyjä sopimuskohtia on pakko käyttää sopimuksella, joka luodaan ko. pohjaa käyttäen. Sopimuspohjilla voidaan näin ohjata, millaista sisältöä eri rakenteisiin sopimuksiin suositellaan tai pakotetaan laitettavan.

 

Rakenteista sopimusta laativalla käyttäjällä on sopimuspohjan ansiosta helpompaa ja virheettömämpää viimeistellä sopimuksen sisältö, koska sopimuspohjan ansiosta olennaisimmat tai pakollisesti asiat ovat sopimuksella jo valmiina. Sopimusta laativa käyttäjä voi lisäksi tarpeen mukaan poimia sopimukselle kirjastosta lisää muita sopimuskohtia tai laatia niitä lennosta lisää.

 


Sopimustyypit


Organisaatiolle luodaan sopimustyyppien avulla oma sopimushierarkia. Hierarkian syvyyttä ei ole rajattu, vaan organisaatio voi itse määrittää oman hierarkiansa. Kukin sopimus liitetään aina johonkin yhteen sopimustyyppiin. Sopimustyyppien avulla helpotetaan sopimusten hakemista, raportointia ja sopimuskäytäntöjen ohjausta.

 

Sopimustyypille voidaan liittää metatietokirjastosta poimien haluttu määrän lisätietoja. Kun sopimus liitetään sopimustyyppiin, sopimukselle periytyy automaattisesti ko. sopimustyypille määritellyt lisätiedot ja tehtävälistat (käyttäjä voi sopimuksella muokata lisätietoja, jos muokkausta ei ole lukittu). Tämän avulla voidaan varmistaa, että eri tyyppisillä sopimuksilla on aina niissä tarvittavat tai suositellut lisätiedot.

 

Sopimustyypille voidaan myös luoda tai liittää (kirjastosta valiten) tehtävälistapohjia. Nämä tehtävälistat (niiden sisältämine tehtävineen) tulevat automaattisesti oletuksena niille sopimuksille, jotka liitetään ko. sopimustyyppiin. Käyttäjä täydentää tehtävät sopimuskohtaisesti. Tämän avulla voidaan varmistaa, että eri tyyppisillä sopimuksilla on aina niissä tarvittavat tai suositellut tehtävälistat.

 

Sopimuspohjalle voidaan liittää yksi tai useampi sopimustyyppi. Kun käyttäjä on luomassa sopimusta ja valitsee sille sopimustyypin, hän voi nähdä, mitä sopimuspohjia suositellaan käytettäväksi tämän tyyppisille sopimuksille. Näin voidaan ohjata käyttäjää käyttämään eri sopimustyypeille oikeanlaisia sopimuspohjia.

 

Sopimuksia voidaan myös hakea sopimustyyppien mukaan. Hakutuloksista voidaan muodostaa raportteja.


Sopimuspohjat


Pääkäyttäjät voivat luoda ja hallita organisaation sopimuspohjakirjastoa. Sopimuspohjakirjastoon voidaan luoda valmiiksi haluttu määrä erilaisia rakenteisia sopimuspohjia, joita sopimuksia työstävät käyttäjät voivat käyttää luodessaan rakenteisia sopimuksia. Sopimuspohjien avulla voidaan ohjata sopimusten tekemistä.

 

Sopimuspohjalle annetaan perustiedot sekä siihen tulevat suositellut tai pakotetut sopimuskohdat. Sopimuspohjat myös liitetään yhteen tai useampaan sopimustyyppiin. Sopimuspohjien avulla organisaatio voi varmistaa, että erityyppisissä sopimuskokonaisuuksissa oikeat käyttäjät käyttävät oikeita ja ajantasaisia sopimuspohjia.


Tiedostokirjasto


Pääkäyttäjä voi luoda ja hallita organisaation sopimusdokumenttikirjastoa. Kirjastoon voi tallentaa sopimusliitteitä sekä muita sopimuksiin liittyviä dokumentteja. Sopimuksia työstävät käyttäjät voivat käyttää näitä dokumentteja työskennellessään sopimuspohjien, sopimuskokonaisuuksien ja sopimusten parissa. 


Sopimusdokumenttikirjaston avulla organisaatio voi varmistaa, että käyttäjillä on käytettävissään liitteiden ja dokumenttien osalta oikeat ja ajantasaiset versiot.


Lausekirjasto

Lausekirjastoon voidaan luoda lauseryhmiä ja niiden sisältämiä lauseita. Lauseet voivat olla valmiita lauseita, lausepohjia tai muita sisältöohjeistuksia sopimuksien laatijoille.  


Lauseryhmien avulla eri lauseet voidaan ryhmitellä tarkoituksenmukaisiin asiakokonaisuuksiin. Kullekin lauseelle määritellään nimen lisäksi lauseen sisältöteksti. Sisältö voidaan myös lukita, jolloin lausetta on käytettävä sellaisenaan eikä sitä voi muokata sopimuksella. 


Sopimuksia laativat käyttäjät voivat poimia lisätietoihin ja sopimuskohtiin lauseita lausekirjastosta. Näin varmistetaan, että käyttäjillä on käytettävissään oikeita, valmiita ja/tai tarkastettuja sopimuslauseita.


Asiakirjan ylätunnisteet


Organisaatiolle voidaan luoda haluttu määrä sopimusdokumenttien ylätunnisteita. 

 

Sopimusta laativat käyttäjät voivat valita näistä tiedoista poimien kullekin sopimukselle sopivat ylätunnisteet sopimuksen dokumenttia varten.


Asiakirjan alatunnisteet


Pääkäyttäjät luovat asiakirjojen alatunnisteet. Organisaatiot ja yksilöt voivat luoda useita eri alatunnisteita, jotka valitaan sopimukselle sopimusta tekevän käyttäjän toimesta.


Reklamaatiotyypit


Organisaatiolle voidaan luoda haluttu määrä reklamaatiotyyppejä. Kun käyttäjä tekee reklamaatioehdotusta tai reklamaatiota, se voidaan kytkeä valittuun reklamaatiotyyppiin.  Tämän avulla reklamaatioita voidaan luokitella, seurata ja hakea tyypin perusteella.


Reklamaatiopohjat


Reklamaatioita varten voidaan luoda järjestelmään reklamaatiopohjia. Pohjaan määritellään perustiedoiksi pohjan nimi, kuvaus ja reklamaation liitteet sekä reklamaation osat.