Sopimuskokonaisuuksia pääsee luomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Luo sopimuskokonaisuus”.

Sopimuskokonaisuuden luominen tapahtuu neljässä vaiheessa.

  • Perustiedot
  • Metatiedot
  • Käyttäjät ja käyttöoikeudet
  • Arvo
  • Kooste ja tila 




Sopimuskokonaisuuden tallentaminen


Järjestelmässä voidaan jokainen vaihe tallentaa erikseen tai siirtyä nuoli -toiminnolla seuraavaan vaiheeseen.

HUOM! Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu ensimmäisen kerran, siirtyy järjestelmä uuden sopimuskokonaisuuden luomisesta sopimuskokonaisuuden muokkaamiseen.

Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu ensimmäisen kerran, tulee sopimuskokonaisuuden muokkauksessa täytettäväksi lisäksi osiot:

  • Sopimukset
  • Merkkipaalut

Pakolliset tiedot
* Kaikki sopimuskokonaisuuden pakolliset tiedot on merkitty tähdellä.  

Perustiedot

* Sopimuskokonaisuuden nimi:
  • Annetaan sopimuskokonaisuudelle nimi

Sopimuskokonaisuuden kuvaus:

  • Syötetään sopimuskokonaisuuden kuvaus
    • Voit kopioida kuvauksen sopimuskokonaisuudelle luotaviin sopimuksiin toiminnolla "Kopioi kuvaus uusiin sopimuksiin"

Diaarinumero:

  • Sopimuskokonaisuudelle voidaan antaa diaarinumero

* Sopimuskokonaisuuden numero

  • Anna sopimuskokonaisuudelle ulkoinen numero. Järjestelmä antaa numeron automaattisesti, mutta numeroa voi muokata


Sopimuskokonaisuuden tunniste: 
  • Järjestelmä muodostaa automaattisesti sopimukselle ulkoisen numeron



Sopimustyyppi


Sopimustyyppi periytyy sopimuksille oletustyyppinä ja sopimustyyppi voidaan vaihtaa, mikäli sitä ei ole pakotettu sopimukselle.

  • Klikkaa ”Valitse”
    • Valitse sopimustyyppi avautuvasta listauksesta tai voit rajata tuloksia
    • Klikkaa ”Valitse”
  • Jos haluat lukita tyypin sopimukselle, klikkaa ”Tyyppi lukittu sopimukselle”


Sopimuskokonaisuuden kausi:

  • Valitse määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva
    • Täydennä päivämäärätiedot

Sopimuskokonaisuuden dokumentit (ohjeistukset, lisätiedot):


Liitä tarvittavat dokumentit

  • Klikkaa "Lisää liite" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu
    • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot"
    • Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "lataa" ja liitteet listautuvat sopimukselle 
    • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla
  • Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää kirjastosta” ja valitse liite listauksesta



Tallenna sopimuskokonaisuus ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen:
  • Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan sopimus kokonaisuus tallentaa. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimuskokonaisuus on luotu”
  • Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimuskokonaisuudelle tarvittavia tietoja


Lisätiedot

Käyttäjällä on valittavissa kaikki lisätiedot, joihin hänellä on oikeus. Jos käyttäjä kuuluu useampaan yksikköön, valittavissa on kaikille näille yksiköille tallennetut lisätiedot, joihin tämä käyttäjä on roolien mukaan liitetty.

Lisää lisätiedot:
  • Valitse "Lisää metatieto"
    • Valitse metatieto listauksesta
    • Metatietoja voidaan hakea rajaamalla kentän tietotyypin mukaan tai hakusanalla
    • Klikkaa ”Valitse”
  • Lisätiedot (metatiedot) voidaan poistaa punaisesta raksista



Käyttäjät ja käyttöoikeudet


* Yksikkö:
  • Muuta yksikköä tarvittaessa "Valitse yksikkö" -toiminnolla.


Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilö:

  • Vastuuhenkilö periytyy sopimuksille oletustyyppinä ja se voidaan myös pakottaa sopimuksille. Oletuksena sopimuksen vastuuhenkilöksi asetetaan käyttäjä joka luo sopimuskokonaisuuden.
    • Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”.
    • Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia.
    • Klikkaa ”Valitse”


Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilön varahenkilöt:
  • Klikkaa ” Lisää vastuuhenkilön varahenkilö”
    • Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia.
    • Klikkaa ”Valitse”.
    • Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista.


Lukuoikeudet:

Lukuoikeudet määrittelevät sopimuskokonaisuuden näkyvyyden listauksilla ja hauissa.
Valitse listasta haluttu vaihtoehto :
  • Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
  • Vain vastuuhenkilöt
  • Seuraavat käyttäjät
    • Jos valitset ”Seuraavat käyttäjät”, klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä” 
    • Valitse käyttäjät, yksiköt tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
    • Klikkaa ”Valitse”
Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.


Muokkausoikeudet:

  • Muokkausoikeudet tulevat oletuksena sille yksikölle, johon sopimuskokonaisuutta luova käyttäjä kuuluu. (HUOM. Kilpailutusintegraation kautta tuotavaan sopimuskokonaisuuteen muokkausoikeudet tulevat oletukseva vain sopimuskokonaisuuden tuoneelle käyttäjälle)
  • Muokkausoikeuksia voidaan lisätä käyttäjä, yksikkö tai käyttäjäryhmätasolla
    • Lisää oikeuksia: 
      • Valitse käyttäjät, yksiköt tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
      • Klikkaa ”Valitse”
  • Mikäli halutaan antaa oikeudet ylemmille organisaatiotasoille muokata sopimusta, tulee klikata täppä kohtaan "salli muokkaus myös ylemmille yksiköille"

Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.



Arvo

Sopimuskokonaisuudelle voidaan määritellä ennakoitu arvo.
  • Syötä sopimuskokonaisuuden ennakoitu arvo yhteensä
  • Valitse valuutta EUR/USD
Huom! Sopimukselle määritellään arvo erikseen sopimuskohtaisesti.
Sopimukset

Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu, näkyy ”Sopimukset” -välilehdellä sopimuskokonaisuuteen kuuluvat sopimukset sekä pääsopimusten alla olevat alasopimukset.

Merkkipaalut

Sopimuskokonaisuudelle voidaan liittää valmiita merkkipaaluja pohjiksi sopimuksille lisättäviä tehtäviä varten. Valitse merkkipaalut kirjastosta tai luo uusi merkkipaalu. Merkkipaalut periytyvät sopimukselle oletuksena.

Merkkipaalu luodaan uutena tai tuodaan ”Lisää kirjastosta” -toiminnolla.



Luo uusi merkkipaalu:

Merkkipaalulle luodaan ensin perustiedot, jonka jälkeen voidaan määritellä tehtävälistan tehtävät.


Nimi:
  • Syötä ”Nimi”-kenttään tehtävälistan nimi.
Muistutukset:
  • Voit lisätä tehtävälle muistutuksen.


Kuvaus:
  • Syötä tehtävälistan kuvaus.


Tehtävälista:
  • Klikkaa ''Lisää'', lisätäksesi tehtävälistan


Klikkaa tämän jälkeen "Tallenna". 

Lisää tehtävälista
Klikkaa tehtävälista "Lisää"


Nimi:
  • Syötä ”Nimi”-kenttään tehtävän nimi. 
Kuvaus:
  • Syötä tehtävän kuvaus.
Muistutukset:
  • Valitse ''Lisää'' sekä valitse ''Ajastettu'' tai ''Mukautettu'' ja aseta aika.
  • Klikkaa "Tallenna".




Kooste ja tila

Kooste ja tila -välilehti koostaa sopimuskokonaisuuden tiedot yhteen näkymään.

* Sopimuskokonaisuuden tila:
  • Siirrä sopimuskokonaisuus voimassa olevaksi.
    • Klikkaa ”Vaihda sopimuskokonaisuuden tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”. 

Huom! Tila muuttuu sopimukselle vasta kuin lomakkeen tallentaa.

  • Sopimuskokonaisuuden siirtäminen keskeneräiseksi/irtisanotuksi/päättyneeksi
    • Kun sopimuksen tilaksi on muutettu voimassa oleva, voidaan se tarvittaessa muuttaa keskeneräiseksi/irtisanotuksi tai päättyneeksi.  

Muut ”Kooste ja tila” -välilehden tiedot ovat vain tarkastelua varten. Näkymään listautuu sopimuksen:
  • Perustiedot
  • Lisätiedot
  • Sopimukset
  • Arvo


Sopimuskokonaisuuden muokkaus


Sopimuskokonaisuuksia voidaan muokata tiettyjen rajoitusten puitteessa. Sopimuskokonaisuuden tila vaikuttaa (keskeneräinen tai voimassaoleva) siihen, mitkä muokkaustoimenpiteet ovat sallittuja.


Myös käyttäjän oikeus muutosten tekemiseen (käyttäjätunnuksen käyttöoikeus) sekä organisaatiotason oikeudet vaikuttavat avautuviin toimintoihin sekä muutosten tekemiseen.