Käyttäjien hallinnassa luodaan organisaation rakenne seli hierarkia sekä käyttäjätunnukset. Organisaatiorakenteen luontiin löydät ohjeet täältä


Katso ohjevideo käyttäjän luontiin:




Yksilöi kunkin käyttäjän tiedot ja roolit


Käyttäjähallintaan voidaan perustaa käyttäjiä manuaalisesti tai jos käytössä on AD-integraatio, käyttäjät voidaan perustaa myös automatisoidusti.

Kullekin käyttäjälle määritellään käyttäjän yksilöivä nimi, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan määritellä myös määräaikaiseksi. Käyttöoikeus voidaan asettaa väliaikaisesti ei-aktiiviseksi, esimerkiksi käyttäjän pidemmän poissaolon ajaksi.


Uuden tunnuksen luonti

”Käyttäjien hallinta” -välilehdellä avautuu organisaatiohierarkia. Kun yksikköä klikataan, näkyy oikealla yksikköön linkittyvät käyttäjätunnukset. Uuden käyttäjätunnuksen pääsee lisäämään klikkaamalla joko yksikön nimen edessä olevaa toiminto -valikkoa tai klikkaamalla "Lisää käyttäjä"

KUVA: Uutta käyttäjää lisätessä, valitse ensin yksikkö, johon käyttäjä lisätään


Uuden käyttäjän luonti tapahtuu määrittelemällä tunnuksen tiedot "Perustiedot" -välilehdellä sekä eri sovellusten käyttöoikeudet "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.


Tunnuksen perustiedot


Nimi:

  • Syötä tunnuksen etu- ja sukunimi
  • Näistä muodostuu näyttönimi
Käyttäjätunnus:
  • Syötä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite)

Titteli:

  • Syötä tarvittaessa

Puhelinnumero:

  • Syötä käyttäjän puhelinnumero

Kieli: 

  • Voit asettaa käyttäjälle käyttäjäkohtaisen oletuskielen. Cloudia avautuu käyttäjälle kirjautumisen jälkeen aina tällä kielellä. 

Aktiivinen:

  • Jos tunnus on aktiivinen, valitse "aktiivinen"
Kirjautumisjärjestelmä:
  • Cloudia
    • Valitaan mikäli käytössä ei ole AD-kirjautumista. 
    • Tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu normaalisti Cloudian login-sivun kautta käyttäjätunnuksella sekä salasanalla järjestelmään.
  • Ulkoinen
    • Jos käytössä on AD-tunnistautuminen (tai vastaava) (*lisätoiminnallisuus)
    • Katso tarkemmat ohjeet AD-integraatioon täältä
Voimassaolo
  • Määrittele tarvittaessa voimassaolon alkamis- sekä loppumispäivämäärä
  • Päivämäärä voidaan syöttää tai valita kalenterista    
Käyttäjäryhmät:
  • Määrittele tarvittaessa, mihin käyttäjäryhmään tunnus linkittyy (Cloudia Sopimus)
Salasana:
  • Määrittele tunnuksen salasana
  • Syötä salasana uudelleen


KUVA: Uuden käyttäjätunnuksen perustiedot -välilehdelle syötetään käyttäjätunnuksen tiedot. 


Käyttäjän roolit


Jokaisella sovelluksella on valmiina oletuskäyttörooleja. Kukin käyttäjärooli sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä. Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä sovelluksessa.


Käyttäjätunnuksen oikeudet Cloudian sovelluksiin valitaan tunnuksen muokkausikkunan "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.  


Klikkaa "Muokkaa rooleja". Sovellut -alasvetovalikossa näkyvät ne Cloudian sovellukset, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön. Valitse sovellus, johon haluat lisätä käyttöoikeuden. Valitse rooli laittamalla ruksi halutun roolin kohtaan. 


Cloudia Sovellusten oletuskäyttäjäroolit ovat:


Käyttäjähallinta
  • Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita organisaation käyttöoikeuksia
  • Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita oman yksikön käyttöoikeuksia


Cloudia Työpöytä

  • Työpöydän ”Dashboard-admin” tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita työpöydän ylätunnistetta
  • Työpöydän "Esimiehen työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän esimiehen näkymään (katso lisätietoa kyseisestä näkymästä täältä). (*Lisätoiminnallisuus)
  • Työpöydän "Vastuuhenkilön työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän sopimusvastuuhenkilön näkymään (katso lisätietoa kyseisestä näkymästä täältä). (*Lisätoiminnallisuus)


Cloudia Sopimus (sopimushallinta)

  • Pääkäyttäjä:
    • Tällä roolilla voi hallita kaikkia sopimusasetuksia ja tehdä kaikkia muita toimintoja
  • Pääkäyttäjä yksikkötaso:
    • Tällä roolilla pääkäyttäjyys rajoittuu omaan yksikköön
  • Sopimusvastuuhenkilö:
    • Tällä roolilla voit hallinnoida sekä sopimuskokonaisuuksia että sopimuksia omassa yksikössä. 
    • Roolit muissa yksiköissä ks. tämä ohje 
  • Lukukäyttäjä
    • Tällä roolilla voi hakea ja tarkastella sopimuksia
Kunkin roolin sisältämät toiminnot on lueteltu Cloudia Sopimus käyttöoikeustason ohjeen liitteessä.  Jos käyttäjälle ei anneta mitään käyttäjäroolia, hän on sopimuskäyttäjä, joka pääsee hakemaan ja tarkastelemaan sopimuksia. Tällainen rooliton käyttäjä ei pääse Cloudia Sopimukseen, vaan hänen käytössään on Cloudia Työpöytä.


Cloudia Sourcing

  • Pääkäyttäjä
  • Peruskäyttäjä
  • Lukukäyttäjä


Cloudia Order

  • Tilauksen hyväksyjä
  • Pääkäyttäjä
  • Peruskäyttäjä


Supplier Management

  • Toimittajahallinnan pääkäyttäjä
  • Toimittajahallinnan käyttäjä


Cloudia Planning

  • Pääkäyttäjä 
  • Suunnittelija - voi tehdä hankintaehdotuksia sekä suunnitelmia
  • Ehdottaja - voi tehdä hankintaehdotuksia
  • Lukukäyttäjä - pääsy organisaation hankintakalenteriin


Cloudia Kilpailutus *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

  • Admin
  • Perus
    • Avautuu toimintokohtainen valikko
  • Rajoitettu

KUVA: Käyttäjätunnuksen roolien asettaminen tapahtuu käyttäjän roolit -välilehdellä


Klikkaa "Tallenna"  tallentaaksesi uuden käyttäjätunnuksen. 



Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen


Käyttäjien hallinta -osiossa aukeaa listaus organisaatioille perustetuista yksiköistä. Kun yksikköä klikataan, näkyy oikealla yksikköön linkittyvät käyttäjätunnukset. Listauksen käyttäjätunnuksia voidaan lisätä, muokata ja poistaa.


Valitse käyttäjätunnus, jota haluat muokata ja avaa tunnuksen edessä oleva "Toiminnot" -valikko. Valikosta voidaan tehdä seuraavia toimintoja:


  • Muokkaa
    • Muokkausnäkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, jotka määritellään, kun uutta tunnusta luodaan.
  • Siirrä käyttäjä toiseen yksikköön
    • Valitse listalta mihin yksikköön tunnus siirretään

KUVA: Käyttäjän siirto toiseen yksikköön


  • Poista käyttäjätunnus
    • Toiminto poistaa käyttäjätunnuksen järjestelmästä
    • Lataa Excel -pohja  avautuvasta pop up-ikkunasta


Tuo käyttäjiä tiedostolla

*lisätoiminnallisuus

  • Klikkaa "Tuo käyttäjiä tiedostolla"


KUVA: Lataa Excel -pohja käyttäjien tuontia varten


Täytä Excel -tiedostoon käyttäjätunnusten tiedot

  • Email = sähköpostiosoite, jotka käytetään kirjautumistunnuksena
  • Name = käyttäjän nimi
  • Password = käyttäjälle asetettava salasana
  • Is external = 
    • True, jos käytössä on AD -kirjautuminen
    • False, jos käytössä ei ole AD -kirjautumista
  • Role = käyttäjän rooli järjestelmässä
  • Organization unit = yksikkö, johon käyttäjätunnus halutaan luoda
    • HUOM! yksikön hierarkiapolku tulee mainita tässä esim. alla olevan kuvan mukaisessa yksikössä jos lisätään tunnus yksikköön International sales, tulee yksikkö kohtaan kirjoittaa Cloudia#Helsinki#International sales


KUVA: Kotimaan yksikkö tiedostotuonnilla olisi Cloudia#Myynti#Kotimaa


Lataa käyttäjäraportti
  • Toiminnolla voi ladata Excel-raportin kaikista organisaatiosi käyttäjistä
  • Excelin kentät:
    • Käyttäjänimi: Käyttäjän sähköpostiosoite
    • Nimi: Käyttäjän nimi
    • Yksikkö: Yksikkö polku (ylätaso#seuraavataso#jne)
    • Roolit: listattu kaikki käyttäjän roolit
    • Ryhmät: listattu kaikki ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu 
    • Kirjautumisjärjestelmä: Cloudia/ulkoinen (ulkoinen= AD-kirjautuminen tai muu vastaava)

 

Käyttäjän salasanan vaihtaminen

 

Käyttäjän salasana päästään vaihtamaan valitsemalla listalta haluttu käyttäjä ja painamalla "Muokkaa" -ikonia.

  • "Käyttäjän muokkaus" -ikkunassa valitse "Vaihda salasana"
    • Syötä "Salasana" -kenttään haluttu salasana
    • Syötä salasana uudelleen "Salasana uudelleen" -kenttään
  

KUVA: Käyttäjän salasanan vaihtaminen